Utveckling av digitala verktyg
Förbundet IF Metall strävar efter att skapa gemensamma arbetssätt och gemensamma digitala verktyg för att effektivisera och möjliggöra ett gott inbyggt dataskydd. Detta innebär att centrala digitala verktyg utvecklas av förbundskontoret för att kunna användas hos avdelningar, klubbar och förtroendevalda som arbetar ute på arbetsplatser (se vidare faktarutan om personuppgiftsansvar).
Fakta om personuppgiftsansvar
Förbundet IF Metall består av förbundskontoret, lokala avdelningar samt klubbar på arbetsplatser, där var och en av dem har personuppgiftsansvar. Vi beskriver hur vår gemensamma personuppgiftshantering går till i vårt inbördes arrangemang (pdf). Där beskrivs även vart du kan vända dig om du vill utöva dina rättigheter.
Nedan beskriver vi hur förbundskontoret behandlar personuppgifter inom ramen för ett projekt för att utveckla ett digitalt verktyg för förtroendevalda.
Den övergripande rättsliga grunden är berättigat intresse (vi bedömer att både våra anställda och medlemmar har nytta av att nya digitala verktyg tas i bruk) och rättslig förpliktelse (i arbetet med digitala verktyg arbetar vi med inbyggt dataskydd och dataskydd som standard enligt GDPR). IF Metall har vidare rätt att behandla känsliga personuppgifter som facklig tillhörighet med stöd av medlemsundantaget i artikel 9.2 d i GDPR.
Digitalt verktyg för de förtroendevalda
IF Metall utvecklar inom ramen för ett projekt ett digitalt verktyg för att förtroendevalda (omfattar både de förtroendevalda som finns i klubbar och förtroendevalda som finns på arbetsplatser utan klubb) ska kunna ha tillgång till e-post, egen kalender, digitala möten och lagringsyta. Verktyget innebär ett bättre inbyggt dataskydd där effektivitet, cybersäkerhet och lagringsminimering är i fokus.
I projektet finns följande steg som innebär personuppgiftsbehandling:
1. Projektarbetet som påbörjades 2024 och beräknas slutföras under 2025, bedrivs i projektform, vilket innebär att projektdeltagares namn, kontaktuppgifter och kalenderbokningar behandlas. När test genomförs används inga personuppgifter.
2. Pilot (det vill säga att man påbörjar införandet av verktyget i mindre skala för att kunna dra lärdom inför fortsatta steg): Under våren 2025 får förtroendevalda i avdelningarna 34 Borås och 19 Östra Värmland tillgång till verktyget för att prova det. Detta innebär att uppgifter om deltagarnas roller i det fackliga arbetet (enligt kod som förtroendevald, ordförande, styrelseledamot, ersättare, revison, valberedning, förhandlingsdelegation, huvudskyddsombud, regionalt skyddsombud, ansvarig arbetsmiljöverksamhet, arbetsutskott, facklig- politisk verksamhet, facklig social-verksamhet, fritidsverksamhet, jämställdhetsverksamhet, organisationsverksamhet, ansvarig ungdomsverksamhet, uppsökande verksamhet, representantskap avdelning, representantskap klubb studieverksamhet ledamot respektive studieorganisatör, avdelningsombud, försäkringsinformatör, handledare/cirkelledare) hämtats från medlemsregistret. Därefter skapas nya e-postadresser utifrån förnamn och efternamn med domänen @fv.ifmetall.se. Finns flera med samma för och efternamn åtskiljs de med ett nummer (1, 2 etcetera).
Efter att deltagarna fått tillgång till sina användarkonton kan de börja arbeta i verktyget med de arbetsuppgifter som förtroendevalda i klubbar eller på arbetsplatser har (organisering, medlemsvärvning, medlemsförmåner, hantering av åtgärder enligt arbetsrättslig lagstiftning som medbestämmandelagen, lagen om anställningsskydd, förtroendemannalagen, diskrimineringslagen, stödja medlemmar i intressekonflikter med arbetsgivare, hantera försäkringsfrågor samt samarbete om arbetsmiljöfrågor. Flera av dessa arbetsuppgifter beskrivs i andra delar av denna integritetspolicy. Uppdatering pågår. Om du vill veta mer om personuppgiftsbehandlingen kan du läsa mer under rubrikerna Medlemmar, Medlemsförmåner, Förtroendeuppdrag i avdelningar och klubbar och Lönestatistik vid kollektivavtalsförhandling.
Under pilotfasen kommer deltagarna få svara på ett antal enkäter (en undersökning genom ett frågeformulär) för att förbundskontorets projektgrupp ska få återkoppling på hur verktyget fungerar. Även enkäter kopplade till konsekvensbedömning rörande dataskydd (en laglig skyldighet vi har att skriva ner våra bedömningar) kommer att skickas ut. Enkäterna och annan återkoppling kommer att användas för att förbättra verktyget och säkra ett bättre inbyggt dataskydd. Verktyget kommer även att logga hur det används av de förtroendevalda (vem som gjort vad och tidpunkt). Sådana loggar kan användas för förbättringar och anpassningar av behörighetsstyrningen. Vidare kommer pilotfasen ge underlag för styrning av lagring och gallring (ingår i en av enkäterna).
3. Genomförande. Efter att resultaten från piloten utvärderats och förbättringar genomförts, kommer samtliga förtroendevalda i klubbar och på arbetsplatser utan klubb få tillgång till systemet. Detta innebär att användarkonton och nya e-postadresser kommer skapas på samma sätt som beskrevs i punkt 2.
De förtroendevalda kommer därefter att kunna arbeta i verktyget med sina arbetsuppgifter (se ovan punkt 2).
4. Förvaltning. Efter att verktyget har införts avslutas projektet och verktyget övergår i förvaltning, d v s blir tillgängligt för alla förtroendevalda i organisationen. En helpdesk-funktion på förbundskontoret kommer att ta hand om frågor och teknisk support från användare (innebär att namn, ärendenummer och orsak behandlas).
Resultatet från enkäterna i steg 2 sparas inom ramen för konsekvensbedömningen (laglig grund: rättslig förpliktelse enligt GDPR). Loggarna gallras i samband med att projektet går in i förvaltning, eftersom de då inte längre behövs (laglig grund berättigat intresse).