Medlemskap för pensionärer

Nedan beskriver vi hur vi behandlar personuppgifter för att hantera medlemskapet i IF Metall. Vi beskriver behandlingen i följande underavsnitt:

• Hantering av medlemskapets olika skeenden
• Om en pensionärsmedlem flyttar
• Byte av fackförbund

Arbetet med medlemskapet utgår ifrån Stadgar Industrifacket Metall, senast antagna vid IF Metalls kongress den 28 november till 2 december 2022. Detta innebär att den rättsliga grunden för behandlingen är avtal, eftersom stadgarna till en ideell förening anses vara ett avtal mellan föreningen och dig som medlem. IF Metall har vidare rätt att behandla känsliga personuppgifter som facklig tillhörighet med stöd av medlemsundantaget i artikel 9.2 GDPR. Tillkommande rättsliga grunder beskrivs i varje delavsnitt nedan.

De övergripande ändamålen för IF Metall är att tillvarata medlemmarnas gemensamma intresse och styrka för att skapa bästa möjliga villkor i arbetslivet och i samhället. För att kunna göra detta behöver det finnas ett medlemsregister. Eftersom IF Metalls olika organisatoriska delar utgör ett organ kan uppgifterna lämnas mellan de olika delarna.

Tillkommande ändamål och rättsliga grunder beskrivs i varje delavsnitt nedan.

Hantering av medlemskapets olika skeenden

Vårt arbete med medlemskapet kan schematiskt beskrivas så här:

1. Övergång av medlemskap. Medlemmar kan fortsätta vara medlem i förbundet efter att hen gått i pension. Övergången görs automatiskt i medlemsregistret. När en medlem närmar sig 65 år bör hen ta kontakt med sin avdelning för att berätta om hen fortsätter jobba eller tänker gå i pension. I detta fall kan personuppgifter kopplade till detta behandlas (namn, kontaktuppgifter, framtida status). 

Avdelningen (alternativt den klubb medlemmen tillhört) kan även självmant kontakta en medlem som gått i pension för att berätta om medlemskap för pensionärer (personuppgifter som namn, kontaktuppgifter och status pensionär behandlas). Ändamålet med detta är att ge extra service och berätta om möjligheten. Självklart tas inte kontakt om medlemmen tydliggjort att hen inte vill kontaktas.

Om en medlem vill fortsätta vara medlem efter pensionering behöver personuppgifter om medlemsstatus och avgifter för medlemskapet att behandlas.

Även medlem som är långtidssjuk eller har avtalspension kan få status av pensionärsmedlem. I detta fall tillkommer en behandling av personuppgifter kopplade till anledningen för medlemskapet (uppgifter kopplade till sjukskrivningen och avtalspensionen). Känsliga personuppgifter om detta behandlas med stöd av medlemsundantaget. 

2. Administration. För att administrera medlemskapet behöver personuppgifter kopplade till betalning av medlemsavgift fortlöpande behandlas (namn, medlemsnummer, personnummer, erlagda avgifter). Även personuppgifter kopplade till betalningshistorik och betalningskrav kan komma att behandlas, om medlemmen inte fullgör sina skyldigheter. 

Om man är pensionärsmedlem och erhållit folkpension före den 1 januari 1995 eller hedersmedlem behöver man inte betala avgift, vilket innebär att denna typ av uppgifter inte behandlas för dessa kategorier. 

Utöver detta används medlemsregistret för ett antal olika ändamål kopplade till stadgarna, som hantering av val, utförande av fackligt arbete och hantering av förmåner. Detta beskrivs i separata avsnitt i integritetspolicyn. 

3. Byte av avdelning. En medlem ska enligt stadgarna normalt tillhöra den avdelning inom vars verksamhetsområde hen är anställd. Vid medlemskap för pensionärer fortsätter man normalt att tillhöra samma avdelning som man gjorde tidigare. Om en medlem flyttar kan hen behöva byta avdelning, vilket innebär att personuppgifter som namn, personnummer, bostadsort och avdelningstillhörighet kan komma att behandlas. 

Förbundsstyrelsen kan fatta beslut som avviker från detta. 

4. Utträde eller andra avslut av medlemskap. En medlem kan begära utträde genom att lämna en utträdesansökan. I detta fall kan personuppgifter som namn, personnummer, medlemsnummer behandlas. 

IF Metall kan även fatta beslut om att utesluta en medlem enligt följande uteslutandegrunder:

a) medlemmen resterar för förfallen avgift mer än två kalendermånader

b) medlemmen har genom oärligt förfarande fått ersättning av förbundet eller arbetslöshetskassan eller tillägnat sig medel som tillhör förbundet eller dess  underorganisationer

c) medlemmen har uppträtt som strejk- eller blockadbrytare

d) medlemmen stödjer sådan verksamhet som är oförenlig med organisationens ändamål

e) medlemmen har i övrigt uppsåtligen brutit mot stadgarna eller på annat sätt uppträtt illojalt mot organisationen.

För att hantera uteslutandegrunden a) kan personuppgifter som namn, personnummer och betalningshistorik behandlas.

För att kunna hantera uteslutandegrunderna b-e kan integritetskänsliga personuppgifter kopplade till medlemskapet komma att behandlas. Punkten b) innebär att personuppgifter om lagöverträdelser kan komma att behandlas (förbundet får göra detta för att kunna försvara sina rättsliga intressen). Punkten c) kan innebära att uppgifter kopplade till den fackliga verksamheten kan komma att behandlas (namn, vem som anses ha varit strejk- eller blockadbrytare). I punkterna d) och e) kan personuppgiftsbehandlingen omfatta uttalanden eller åtgärder som medlemmen gjort.

Beslut om utträde eller uteslutning fattas av avdelningsstyrelsen eller avdelningstjänsteman enligt delegation, och ett sådant beslut kan överklagas. I sådant fall kommer personuppgifterna lämnas vidare till förbundsstyrelsen.

När någon utträtt eller uteslutits ur förbundet bevaras personuppgifter av följande skäl:

• Information från IF Metall skickas ut längst under tre månader efter avslutat medlemskap (laglig grund berättigat intresse för IF Metall att informera för att kunna återvärva tidigare medlemmar).
• Uppbörd av förfallna medlemsavgifter under den tid betalning inte erlagts (laglig grund; rättslig förpliktelse genom kollektivavtal och avtal, se steg 2 ovan).
• A-kassan kan behöva följa upp medlemskap i IF Metall under 10 år för eventuella ersättningskrav (laglig grund allmänt intresse).
• För medlemmar som är försäkrade kan uppgifter behöva behandlas under den tid försäkringen kvarstår (laglig grund rättslig förpliktelse genom kollektivavtal samt avtal).
• Uppgifter kan även behöva sparas för att göra polisanmälningar eller hantera rättsliga tvister (det sistnämnda kopplat till medlemskap och förmåner under medlemskap som försäkring) vilket behövs för den tid tvister pågår samt under preskriptionstid (laglig grund berättigat intresse).
• Medlemsregistret fungerar som en reskontra i bokföringen, vilket innebär att bokföring måste sparas i 7 år (rättslig förpliktelse enligt bokföringslagen).
• För forskningsändamål. IF Metall har en viktig roll i svenskt samhällsliv och utifrån ett historiskt perspektiv, vilket gör att dess medlemsregister innehåller intressanta uppgifter för forskning.

Om en pensionärsmedlem flyttar

Om en pensionärsmedlem flyttar till en ny ort kan det påverka vilken avdelning som hen ska tillhöra. Behandlingen av personuppgifter sker på följande sätt:

1. Anmälan. När en pensionärsmedlem flyttar behöver hen anmäla det till avdelningen. IF Metall avråder från att använda mejl till anmälan, eftersom det kan finnas risker med att mejla personuppgifter om man inte är säker på att överföringen är krypterad.

De personuppgifter som behandlas är namn, medlemsnummer, medlemsstatus (pensionär), personnummer, kontaktuppgifter (som adress, telefonnummer), ny bostadsort och arbetsställe (det tidigare).

Om någon har skyddade personuppgifter kan förfarandet ovan inte tillämpas. Då behandlas personuppgifter i stället så här: I medlemsregistret finns en notering att uppgifterna är skyddade. Behöver IF Metall kommunicera med medlemmen går posten till förbundet som sköter det förfarande Skatteverket har uppställt för att hantera sådana frågor.

2. Administration. Efter att anmälan kommit in behöver uppgifterna ändras i medlemssystemet. IF Metalls avdelningar har en geografisk indelning. Om den nya orten innebär att en annan avdelning får ansvar registreras uppgifter om ny avdelning. Om bytet av adress inte påverkar avdelningsindelningen sker ingen administration. 

3. Ny avdelning. När administrationen är klar har ett eventuellt avdelningsbyte genomförts. Vissa avdelningar kan då lämna information om att bytet är registrerat vilket innebär att namn och kontaktuppgifter behandlas.

Byte av fackförbund

En medlem i förbundet har rätt och skyldighet att utan särskild avgift överflytta sitt medlemskap från IF Metall till ett annat LO-förbund om hen fått anställning inom det nya förbundets verksamhetsområden. I detta fall behöver personuppgifter om facktillhörighet (nuvarande och kommande) behandlas tillsammans med namn och personnummer, adressuppgifter, mobilnummer och e-postadress. Uppgifter kan även behöva lämnas från IF Metall till det andra förbundet. Den lagliga grunden för detta är samtycke:

Eftersom en medlem inte får gå över till ett annat förbund utan att betala medlemsavgiften kan även personuppgifter kopplade till detta behöva behandlas (namn, personnummer, betalningshistorik).

Om man inträder i IF Metall som ny medlem kan man välja att betala medlemsavgift via autogiro. I ett sådant fall behandlas även sådana personuppgifter.

LO-styrelsen kan fatta beslut om att en person får tillhöra ett annat förbund. I detta fall behöver även personuppgifter kopplade till ett sådant beslut behandlas.

När någon byter fackförening bevaras personuppgifter av följande skäl:

• Information från IF Metall skickas ut längst under tre månader efter avslutat medlemskap (laglig grund berättigat intresse för IF Metall att informera för att kunna återvärva tidigare medlemmar)
• Uppbörd av förfallna medlemsavgifter under den tid betalning inte erlagts (laglig grund; rättslig förpliktelse genom kollektivavtal och avtal, se steg 2 ovan).
• A-kassan kan behöva följa upp medlemskap i IF Metall under 10 år för eventuella ersättningskrav (laglig grund allmänt intresse).
• För medlemmar som är försäkrade kan uppgifter behöva behandlas under den tid försäkringen kvarstår (laglig grund rättslig förpliktelse genom kollektivavtal samt avtal).
• Uppgifter kan även behöva sparas för att göra polisanmälningar eller hantera rättsliga tvister (det sistnämnda kopplat till medlemskap och förmåner under medlemskap som försäkring) vilket behövs för den tid tvister pågår samt under preskriptionstid (laglig grund berättigat intresse).
• Medlemsregistret fungerar som en reskontra i bokföringen, vilket innebär att bokföring måste sparas i 7 år (rättslig förpliktelse enligt bokföringslagen).
• För forskningsändamål. IF Metall har en viktig roll i svenskt samhällsliv och utifrån ett historiskt perspektiv, vilket gör att dess medlemsregister innehåller intressanta uppgifter för forskning.