Utveckling av och arbete i digitala verktyg
Förbundet IF Metall strävar efter att skapa gemensamma arbetssätt och gemensamma digitala verktyg för att effektivisera och möjliggöra ett gott inbyggt dataskydd. Detta innebär att centrala digitala verktyg utvecklas av förbundskontoret för att kunna användas hos avdelningar, klubbar och förtroendevalda som arbetar ute på arbetsplatser (se vidare faktarutan om personuppgiftsansvar).
Nedan beskriver vi hur förbundskontoret behandlar personuppgifter i ett verktyg för förtroendevalda som tas i drift februari 2026.
Fakta om personuppgiftsansvar
Förbundet IF Metall består av förbundskontoret, lokala avdelningar samt klubbar på arbetsplatser, där var och en av dem har personuppgiftsansvar. Vi beskriver hur vår gemensamma personuppgiftshantering går till i vårt inbördes arrangemang (pdf). Där beskrivs även vart du kan vända dig om du vill utöva dina rättigheter.
Nedan beskriver vi hur förbundskontoret behandlar personuppgifter inom ramen för ett projekt för att utveckla ett digitalt verktyg för förtroendevalda.
Den övergripande rättsliga grunden är berättigat intresse (vi bedömer att både våra anställda och medlemmar har nytta av att nya digitala verktyg tas i bruk) och rättslig förpliktelse (i arbetet med digitala verktyg arbetar vi med inbyggt dataskydd och dataskydd som standard enligt GDPR). IF Metall har vidare rätt att behandla känsliga personuppgifter som facklig tillhörighet med stöd av medlemsundantaget i artikel 9.2 d i GDPR.
Digitalt verktyg för de förtroendevalda
IF Metall har tagit fram ett digitalt verktyg för att förtroendevalda (omfattar både de förtroendevalda som finns i klubbar och förtroendevalda som finns på arbetsplatser utan klubb) ska kunna ha tillgång till e-post, egen kalender, digitala möten och lagringsyta. Verktyget innebär ett bättre inbyggt dataskydd där effektivitet, cybersäkerhet och lagringsminimering är i fokus.
I projektet finns följande steg som innebär personuppgiftsbehandling:
1. Projektarbete
Projektarbetet som påbörjades 2024 och som slutfördes 2025, bedrivs i projektform, vilket innebär att projektdeltagares namn, kontaktuppgifter och kalenderbokningar behandlas. Efter att genomförandet har påbörjats (steg 3) kommer projektet göra vissa avslutande arbetsuppgifter. När förvaltningen inleds (steg 4) kommer det inte ske mer personuppgiftsbehandling i detta steg. Under projektfasen genomförs test men i dessa används inga personuppgifter.
2. Pilot
Pilot (det vill säga att man påbörjar införandet av verktyget i mindre skala för att kunna dra lärdom inför fortsatta steg): Under 2025 testade förtroendevalda i avdelningarna 34 Borås och 19 Östra Värmland verktyget för att prova det. Detta innebär att uppgifter om deltagarnas roller i det fackliga arbetet (enligt kod som förtroendevald, ordförande, styrelseledamot, ersättare, revison, valberedning, förhandlingsdelegation, huvudskyddsombud, regionalt skyddsombud, ansvarig arbetsmiljöverksamhet, arbetsutskott, facklig- politisk verksamhet, facklig social-verksamhet, fritidsverksamhet, jämställdhetsverksamhet, organisationsverksamhet, ansvarig ungdomsverksamhet, uppsökande verksamhet, representantskap avdelning, representantskap klubb studieverksamhet ledamot respektive studieorganisatör, avdelningsombud, försäkringsinformatör, handledare/cirkelledare) hämtades från medlemsregistret. Därefter skapades nya e-postadresser utifrån förnamn och efternamn med domänen @fv.ifmetall.se. Finns flera med samma för- och efternamn åtskiljdes de med ett nummer (1, 2 etcetera).
Efter att deltagarna fick tillgång till sina användarkonton började de arbeta i verktyget med de arbetsuppgifter som förtroendevalda i klubbar eller på arbetsplatser har (organisering, medlemsvärvning, medlemsförmåner, hantering av åtgärder enligt arbetsrättslig lagstiftning som medbestämmandelagen, lagen om anställningsskydd, förtroendemannalagen, diskrimineringslagen, stödja medlemmar i intressekonflikter med arbetsgivare, hantera försäkringsfrågor samt samarbete om arbetsmiljöfrågor. Flera av dessa arbetsuppgifter beskrivs i andra delar av denna integritetspolicy. Uppdatering pågår. Om du vill veta mer om personuppgiftsbehandlingen kan du läsa mer under rubrikerna Medlemmar, Medlemsförmåner, Förtroendeuppdrag i avdelningar och klubbar och Lönestatistik vid kollektivavtalsförhandling.
Under detta steg genomfördes en enkät kopplad till en konsekvensbedömning om dataskydd för att skapa ett bättre inbyggt dataskydd. Resultatet från den sparas inom ramen för konsekvensbedömningen (laglig grund: rättslig förpliktelse enligt GDPR). Under projektfasen har även enkäter och loggar för att se hur systemet använts hanterats inom ramen för projektet. Dessa kommer att gallras i samband med att projektet går in i förvaltning, eftersom de då inte längre behövs (laglig grund berättigat intresse).
3. Genomförande
Efter att resultaten från piloten utvärderats och förbättringar genomförts har nu samtliga förtroendevalda i klubbar och på arbetsplatser utan klubb fått tillgång till systemet. Detta innebär att användarkonton och nya e-postadresser har skapats för alla dessa på samma sätt som beskrevs i punkt 2.
De förtroendevalda använder idag verktyget när de utför sina arbetsuppgifter (se ovan punkt 2).
4. Förvaltning
Efter att verktyget har införts avslutas projektet och verktyget övergår i förvaltning, det vill säga blir tillgängligt för alla förtroendevalda i organisationen. En helpdesk-funktion på förbundskontoret tar hand om frågor och teknisk support från användare (innebär att namn, ärendenummer och orsak behandlas).