Utse skyddsombud och regionala skyddsombud
IF Metall ska enligt sina stadgar "tillvarata medlemmarnas gemensamma intresse och styrka för att skapa bästa möjliga villkor i arbetslivet och samhället". Vidare anges att IF Metall ska bygga sin verksamhet på medlemmarnas delaktighet, behov och önskemål. Ett övergripande mål är att verka för trygghet i anställningen med bra arbetsvillkor, arbetsinnehåll och arbetsmiljö.
Den övergripande rättsliga grunden för arbetet med skyddsombud och arbetsmiljö är rättslig förpliktelse eftersom hanteringen regleras i arbetsmiljölagen (1977:1160), AML. I lagens sjätte kapitel regleras samverkan mellan arbetsgivare och arbetstagare. IF Metalls avdelningar och klubbar kan inblandas på olika sätt i det arbetet. Enligt 6 kap. 2 § andra stycket AML utses skyddsombudet av den lokala fackliga organisationen på arbetsplatser där arbetsgivaren är bunden av kollektivavtal, vilket kan vara en avdelning eller klubb hos IF Metall. För ett arbetsställe där en skyddskommitté inte har tillsatts får enligt tredje stycket i samma paragraf en lokal avdelning inom ett förbund (det vill säga IF Metalls avdelningar) utse ett skyddsombud utanför kretsen av arbetstagarna på arbetsstället (regionalt skyddsombud).
Skyddsombud företräder enligt 6 kap. 4 § AML arbetstagarna i arbetsmiljöfrågor och ska verka för en tillfredsställande arbetsmiljö. Ansvaret gäller alla arbetstagare oavsett om de är medlemmar eller inte i IF Metall. Detta arbete beskrivs i separata processer.
Fakta om personuppgiftsansvar
Förbundet IF Metall består av förbundskontoret, lokala avdelningar samt, i förekommande fall, klubbar hos arbetsgivare, där varje enhet har personuppgiftsansvar. Vi beskriver hur vår gemensamma personuppgiftshantering går till i vårt inbördes arrangemang (pdf). I det beskrivs även vart du kan vända dig om du vill utöva dina rättigheter.
De övergripande ändamålen för IF Metall för arbetet som beskrivs nedan är att fullgöra det som anges i stadgarna. Detta genomförs genom att IF Metall agerar som skyddsombud/regionala skyddsombud och i de rollerna hanterar frågor på det sätt som anges i AML, arbetsmiljöförordningen (1977:1166, AMF) och föreskrifter på området (AFS 2023:1). De övergripande lagliga grunderna är därför både rättsliga förpliktelser samt avtal (stadgarna utgör ett avtal mellan IF Metall och dess medlemmar).
IF Metalls arbete har även stöd i EU:s stadga för mänskliga fri- och rättigheter, se artikel 31.1 som anger att varje arbetstagare har rätt till hälsosamma, säkra och värdiga arbetsförhållanden.
IF Metall har rätt att behandla känsliga personuppgifter med stöd av arbetsrättsundantaget i artikel 9.2 b GDPR (den personuppgiftsansvarige eller den registrerade ska kunna fullgöra sina skyldigheter och utöva sina särskilda rättigheter inom arbetsrätten).
IF Metall har vidare rätt att behandla känsliga personuppgifter med stöd av medlemsundantaget i artikel 9.2 d GDPR. Slutligen finns rätt att behandla känsliga personuppgifter för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.
Uppgifterna i ärenden om att utse skyddsombud och regionala skyddsombud bevaras.
Tillkommande ändamål och rättsliga grunder beskrivs i varje delavsnitt nedan.
Skyddsombud
Enligt 6 kap. 2 § andra stycket AML utses skyddsombudet av den lokala fackliga organisationen på arbetsplatser där arbetsgivaren är bunden av kollektivavtal, vilket innebär att en avdelning eller klubb hos IF Metall kan utse skyddsombud. När IF Metalls avdelningar och klubbar agerar som skyddsombud företräds samtliga anställda av skyddsombudet.
Nedan beskrivs hur IF Metalls avdelningar och klubbar arbetar med att utse skyddsombud:
1. Utse skyddsombud
Avdelningar, eller en klubb om en sådan finns, utser skyddsombud. Ofta genomförs informationsmöte där medlemmar kan anmäla intresse att väljas till skyddsombud. Avdelningen eller klubben kan också på annat sätt ha kännedom om en person som är lämplig och tillfråga denna. Sedan hålls ett möte där personen väljs till skyddsombud, vilket protokollförs. Personen deltar i regel på mötet och får på så sätt reda på beslutet.
I detta steg behandlas personuppgifter som namn, medlemskap, intresse/lämplighet för rollen, kontaktuppgifter, personnummer, medlemsnummer, roll som skyddsombud samt i mötesprotokollet även arbetsställe, datum, plats, deltagare och tidsperiod för uppdraget.
2. Meddela arbetsgivaren
Enligt 10 § första stycket arbetsmiljöförordningen (AMF) ska uppgift om skyddsombuds namn, adress, skyddsområde och den tid för vilket skyddsombudet utses, snarast efter val ges in till arbetsgivaren av den organisation som förrättat valet. Avdelningen eller klubben har alltså en rättslig förpliktelse att lämna vidare dessa uppgifter. Av det skälet får skyddsombudet fylla i en blankett, som innehåller personuppgifter om namn, adress, personnummer, vilken typ av skyddsombud som avses, om det är ett omval av skyddsombud, skyddsområdet samt arbetsställets namn och adress, namnunderskrift och datum/plats. Uppgifterna registreras också i IF Metalls register över skyddsombud.
Normalt håller avdelningen eller klubben ett möte med skyddsombudet och går igenom uppdraget. I samband med detta signeras ofta blanketten men ibland skickas blanketten ut separat för signering via post. Därefter skickas blanketten vidare till arbetsgivaren.
3. Planera arbetet med arbetsgivaren
Skyddsombudet har enligt 6 kap 16 § arbetsmiljölagen rätt till samma sorts ledighet som förtroendemannalagen ger. Detta innebär att skyddsombudet har rätt till ledighet för att kunna genomföra sitt uppdrag. Ledighetens omfattning och förläggning bestäms efter överläggning med arbetsgivaren, vilket innebär att personuppgifter som namn, fackligt uppdrag, tidsperioder och andra frågor kopplade till omfattning och förläggning behöver behandlas i kontakter mellan berörd avdelning eller klubb och arbetsgivaren.
Regionala skyddsombud
På arbetsplatser där det inte finns någon skyddskommitté kan enligt 6 kap. 2 § AML en avdelning hos IF Metall, som har en medlem på arbetsplatsen, utse ett regionalt skyddsombud som inte är anställd på arbetsstället. IF Metalls avdelningar utser med stöd av lagen regionala skyddsombud för att stötta upp i det lokala arbetet och bygga upp en skyddsorganisation.
1. Utse regionala skyddsombud
Avdelningsstyrelserna utser regionala skyddsombud. Avdelningen utgår ifrån sin kännedom vem som kan vara en lämplig kandidat och tillfrågar denna. Avdelningsstyrelsens möte protokollförs. Den utsedde personen informeras i efterhand om beslutet av avdelningen i ett samtal där även rollen gås igenom.
I detta steg behandlas personuppgifter som namn, medlemskap, intresse/lämplighet för rollen, kontaktuppgifter, personnummer, medlemsnummer, roll som skyddsombud samt i mötesprotokollet även arbetsställe, datum, plats, deltagare och tidsperiod för uppdraget.
2. Meddela arbetsgivaren
Enligt 10 § första stycket arbetsmiljöförordningen (AMF) ska uppgift om skyddsombuds namn, adress, skyddsområde och den tid för vilket skyddsombudet utses, snarast efter val ges in till arbetsgivaren av den organisation som förrättat valet. Avdelningen har alltså en rättslig förpliktelse att lämna vidare dessa uppgifter. Av det skäl får det regionala skyddsombudet fylla i en blankett, som innehåller personuppgifter om namn, adress, personnummer, vilken typ av skyddsombud som avses, om det är ett omval av skyddsombud, skyddsområdet samt arbetsställets namn och adress, namnunderskrift och datum/plats. Uppgifterna registreras också i IF Metalls register över skyddsombud.
Normalt håller avdelningen ett möte med det regionala skyddsombudet och går igenom uppdraget. I samband med detta signeras blanketten. Därefter skickas blanketten vidare till arbetsgivaren.