Tvister med arbetsgivare rörande en medlem
IF Metall ska enligt sina stadgar "tillvarata medlemmarnas gemensamma intresse och styrka för att skapa bästa möjliga villkor i arbetslivet och samhället". Vidare anges att förbundet ska stödja och företräda medlemmarna på arbetsplatserna i en stark lokal organisation och att man ska bedriva förhandlingsverksamhet och teckna kollektivavtal. När IF Metall stödjer och förhandlar för medlemmar är därför avtal (stadgarna är ett civilrättsligt avtal med medlemmarna) en laglig grund.
IF Metall har vidare förhandlingsrätt enligt 10 § lagen (1976:580) om medbestämmande i arbetslivet (MBL) rörande förhållandet mellan arbetsgivare och medlem i IF Metall som är eller har varit arbetstagare hos arbetsgivaren. Detta innebär att IF Metall företräder medlemmar i olika arbetsrättsliga tvister kopplade till exempel till lagen (1982:80) om anställningsskydd, diskrimineringslagen (2008:567), lag (1974:358) om facklig förtroendemans ställning på arbetsplatsen och semesterlagen (1977:480) samt ingångna kollektivavtal. Vidare tillämpas lagen om rättegången i arbetstvister när ett ärende hänskjuts till Arbetsdomstolen. När IF Metall stödjer medlemmar på detta sätt är den lagliga grunden rättslig förpliktelse. När arbetet beskrivs mer i detalj nedan anges begreppet arbetsrättslig lagstiftning för all arbetsrättslig lagstiftning som IF Metall kan tillämpa med stöd av 10 § MBL.
Hanteringen av tvistiga ärenden görs även för att skydda mänskliga fri- och rättigheter. I tvisterna stöds berörda medlemmar på många sätt som har sådan koppling, se artiklarna 16 (integrering av personer med funktionshinder), 21 (icke-diskriminering), 23 (jämställdhet mellan kvinnor och män), 27 (arbetstagares rätt till information och samråd inom företaget), 28 (förhandlingsrätt och kollektiva åtgärder), 30 (skydd mot uppsägning utan saklig grund), 31 (rättvisa arbetsförhållanden) och 34 (skydd för familje- och yrkesliv) i EU:s stadga för mänskliga fri- och rättigheter.
Den medlem som bistås kan få hjälp av olika delar av IF Metall, vilket beskrivs mer ingående i processen nedan. I faktarutan om personuppgiftsansvar beskrivs hur personuppgiftsansvaret ser ut.
Fakta om personuppgiftsansvar
Förbundet IF Metall består av förbundskontoret, regionala avdelningar samt, i förekommande fall, klubbar hos arbetsgivare, där varje enhet har personuppgiftsansvar. Vi beskriver hur vår gemensamma personuppgiftshantering går till i vårt inbördes arrangemang (pdf). I det beskrivs även vart du kan vända dig om du vill utöva dina rättigheter.
IF Metall företräds av vår avtalssekreterare i centrala förhandlingar. Lokala överenskommelser träffas mellan en IF Metall-klubb och en arbetsgivare. Saknas klubb träffar arbetsgivaren överenskommelse med IF Metalls lokalavdelning eller av avdelningen utsett avdelningsombud.
IF Metall interagerar i den här processen även med arbetsgivare, arbetsgivarorganisationer, Arbetsdomstolen och LO/TCO Rättskydd AB. Respektive organisation är personuppgiftsansvarig för sin behandling av personuppgifter. I dessa fall behövs inget inbördes arrangemang, eftersom rollerna tydligt framgår av lagstiftning.
IF Metall har rätt att behandla känsliga personuppgifter med stöd av arbetsrättsundantaget i artikel 9.2 b GDPR (den personuppgiftsansvarige eller den registrerade ska kunna fullgöra sina skyldigheter och utöva sina särskilda rättigheter inom arbetsrätten). IF Metall har vidare rätt att behandla känsliga personuppgifter med stöd av medlemsundantaget i artikel 9.2 d GDPR.
IF Metall bevarar uppgifterna som beskrivs i avsnitten nedan med undantag för originalhandlingar som kan återlämnas till medlemmen efter att kopia har tagits. Efter att ärendena är avslutade sparas uppgifterna för att kunna stödja medlemmen i fler ärenden, för att kunna se handlingsmönster hos olika arbetsgivare (till exempel rörande brister i arbetsmiljön) som kan användas i det fackliga arbetet samt för att kunna stödja andra medlemmar. Uppgifterna kan också behövas för att IF Metall ska kunna hantera rättsliga anspråk (ibland hör medlemmar av sig i efterhand om hur deras ärenden hanteras; uppgifterna behövs då för att kunna visa hur IF Metall agerat). Uppgifter kan även bevaras för statistiska ändamål för att kunna visa och berätta om IF Metalls verksamhet (uppgifterna används då i anonymiserat skick).
Tillkommande ändamål och rättsliga grunder beskrivs i delavsnitten nedan.
Lokala förhandlingar
Så här ser processen ut när IF Metall stödjer en medlem i arbetsrättsliga tvister. Processen beskriver alla möjliga steg men i enskilda ärenden kan bara ett eller några steg vara aktuella.
1. Problem identifieras
Detta kan ske på många sätt. Förutom att medlemmen (eller någon som företräder hen) kan kontakta sin klubb (eller om klubb saknas, sin avdelning, antingen till ett avdelningsombud eller en ombudsman), kan frågan ha uppmärksammats i det fackliga arbetet eller i arbetsmiljöarbetet. Även arbetsgivaren kan kontakta en facklig företrädare angående ett problem kopplat till en medlem. I alla dessa situationer kan IF Metall företräda sina medlemmar.
Om frågan väcks på annat sätt än via medlemmen kontaktas medlemmen för att vi ska kunna företräda hen på lämpligt sätt. Ibland kan vi även behöva en fullmakt för att kunna bistå medlemmen.
De personuppgifter som behandlas i detta steg är namn, medlemskap och olika kontaktuppgifter (mejladress, telefonnummer) kopplade till medlemmen eller de som lämnar information. Till detta kommer uppgifter kopplade till ärendet (kan vara personnummer, uppgifter om fackliga uppdrag, sjukskrivning, skador och andra hälsouppgifter, uppgifter om etnicitet, sexuell läggning samt religiös eller politisk uppfattning, medborgarskap, uppehålls- och arbetstillstånd, uppgifter kopplade till övervakning/kontroll som inpassering, kameraövervakning, tidsregistrering och GPS-positioner och/eller uppgifter ur lönesystem, till exempel arbetad tid, ledighet eller vård av barn). Vidare ingår subjektiva bedömningar om till exempel arbetsprestation, bedömning av utförda arbetsuppgifter, arbetsförmåga, samarbetsförmåga, konflikter på arbetsplatsen och juridiska bedömningar kopplade till tvisten. Även uppgifter som kommer från myndigheter (till exempel Försäkringskassan, Arbetsförmedlingen, Migrationsverket) kan förekomma.
Uppgifterna rör främst medlemmen men även uppgifter om andra personer (till exempel om chefer eller andra på arbetsplatsen samt uppgifter om personer som bistår den registrerade) kan förekomma.
De problem som lyfts kan röra olika typer av frågor som avslut av anställning, omplacering, diskriminering, brister i arbetsmiljö, semester, lön, andra villkor, arbetsskador och rehabilitering, hantering av fackliga förtroendeuppdrag. De kan vara kopplade både till arbetsrättslig lagstiftning (se det inledande avsnittet) och kollektivavtal. För att kunna hantera frågorna delas uppgifter med berörd arbetsgivare när det är nödvändigt.
Ibland kan en medlem även be sin klubb (eller avdelningsombud/ombudsman på avdelning) att få hjälp att hämta in underlag från myndigheter. I sådana fall behöver medlemmen lämna fullmakt till den fackliga företrädaren och även samtycka till behandling av känsliga personuppgifter (medlemskap och andra känsliga personuppgifter som kontakten kräver). I de här fallen kan uppgifter inkomma från eller lämnas till den myndighet som fullmakten/samtycket omfattar.
Eftersom dessa ärenden i regel är integritetskänsliga behöver IF Metall se till att de hanteras på ett säkert sätt. Ett råd till medlemmar eller andra som tar kontakt med IF Metall via mejl för att berätta om problem är att tillse att mejlen är krypterade. Om man är osäker på hur kryptering går till, är det bättre att ringa eller ta personlig kontakt.
2. Överläggning
Nästa steg är att göra en begäran om överläggning riktad till arbetsgivaren. Begäran lämnas ofta över direkt men kan även skickas via brev eller ett krypterat e-postmeddelande. Syftet med överläggningen är att inhämta information, utreda omständigheter och arbeta förebyggande. I överläggningen företräds medlemmen av IF Metall.
Under överläggningen tas anteckningar för att senare införas i ett protokoll. Efter överläggningen får medlemmen återkoppling.
I detta steg behandlas samma kategorier personuppgifter som nämndes i steg 1. Till detta kommer uppgifter kopplade till mötet (tid, plats, vilka som deltar, vilken roll deltagarna har och vem de företräder) och tillkommande bedömningar/ställningstaganden från parterna.
3. Förhandling
Efter förhandlingen kan arbetsgivaren, om denne inte ändrat sig i steg 2, lämna besked om uppsägning, avsked eller omplacering till medlemmen. Klubben (eller avdelningsombud/ombudsman från avdelning) kan då, efter att ha kontaktat medlemmen, göra en förhandlingsframställan eller en ogiltighetsförklaring.
En förhandlingsframställan kan också lämnas i andra fall som diskuterats i steg 2 (om arbetsgivaren inte rättat till problem med lön, semester eller annat som påtalats).
I förhandlingarna deltar normalt samma företrädare som i överläggningen. Om det rör sig om en förstärkt lokal förhandling kan en ombudsman från avdelningen delta för att stödja klubben/avdelningsombudet.
Under förhandlingen tas anteckningar för att senare införas i ett protokoll. Efter överläggningen får medlemmen återkoppling.
I detta steg behandlas samma kategorier av personuppgifter som nämndes i steg 1 och 2.
Centrala förhandlingar och rättslig tvist
Om förhandlingar på lokal nivå inte löser tvisten kan frågan gå vidare till en central förhandling. I detta skede kan personuppgifter behandlas i följande steg:
1. Initiering
En lokal ombudsman från en avdelning initierar en central förhandling genom en hemställan om central förhandling till förbundskontorets förhandlingsenhet. Inför detta kan ombudsmannen ha haft dialog med berörd klubb eller avdelningsombud och även ha involverat fler lokala ombudsmän på avdelningen.
När en hemställan har inkommit sätter sig den centrala ombudsmannen in i ärendet. Medlemmen och lokala företrädare får återkoppling om hur IF Metall tänker hantera ärendet.
I detta steg behandlas samma kategorier av personuppgifter som i avsnittet Lokala förhandlingar (de som är relevanta för att ärendet ska kunna drivas vidare). Till det kommer att förbundskontoret ger ärendet ett ärendenummer.
2. Central förhandling
Den centrala ombudsmannen gör en förhandlingsframställan till berörd arbetsgivarorganisation. Ibland kan först en begäran om kansliöverläggning ske innan den formella förhandlingsframställan görs.
Därefter hålls central förhandling. Under förhandlingen tas anteckningar för att senare införas i ett protokoll.
I detta steg behandlas samma kategorier personuppgifter som i föregående steg. Till detta kommer uppgifter kopplade till kansliöverläggning/förhandling (tid, plats, vilka som deltar, vilken rolldeltagarna har och vem de företräder) och tillkommande bedömningar/ställningstaganden från parterna.
3. Rättslig tvist
Om den centrala förhandlingen inte leder till att parterna kommer överens kan medlemmen begära rättshjälp, om hen vill driva arbetet vidare till Arbetsdomstolen. Frågan om rättshjälp prövas av avtalssekreteraren och förbundsjuristen, som bedömer om rättshjälp kan ges I bedömningen vägs in möjlighet till framgång, likabehandling av alla medlemmar och om det finns prejudikatintresse (om det är viktigt för IF Metall eller fackliga organisationer att få ett svar på en rättsfråga).
Om rättskydd beviljas kan IF Metall välja att överlämna LO-TCO Rättsskydd AB (fortsättningsvis Rättsskyddet). IF Metall kan då komma att lämna över uppgifter till Rättsskyddet för att medlemmen ska kunna företrädas på bästa sätt. IF Metall kan överlämna uppgifter till Rättsskyddet med stöd av berättigat intresse och arbetsrättsundantaget.
Om IF Metall bestämmer sig för att driva tvisten vidare lämnar förbundsjuristen (eller i förekommande fall Rättsskyddet för IF Metalls räkning in en stämningsansökan till Arbetsdomstolen. Avtalssekreteraren stöttas av förbundskontoret (förhandlingsenheten) i det arbetet. IF Metall kan i en rättstvist både begära skadestånd för medlemmen och för sin egen räkning (ändamålet är alltså i detta fall både att företräda medlemmen och kunna försvara egna och medlemmens rättsliga anspråk).
Tvisten slutar med att Arbetsdomstolen dömer. Medlemmen får återkoppling från IF Metall om förbundet har fört talan. Domen sparas även av förbundet för att kunna följa rättspraxis och som underlag för framtida juridiska bedömningar.
I detta steg behandlas samma sorts personuppgifter som i tidigare steg och avsnitt. Till detta kommer tidpunkter för muntlig förhandling och andra möten, platser för möten, vilka som deltagit och vilka roller de haft samt parternas och domstolens bedömningar.
Förutom arbetsrättslig lagstiftning och kollektivavtal tillkommer rättegångsbalken som rättslig grund för behandlingen. IF Metalls rätt att behandla känsliga personuppgifter i detta steg sker med stöd av arbetsrättundantaget (artikel 9.2 b GDPR ) samt för att försvara rättsliga anspråk (artikel 9.2 f GDPR).