Medel ur fonder som medlemsförmån
IF Metall tillhandahåller många medlemsförmåner. Många av dem är specifika för den avdelning medlemmen tillhör. Ett exempel på medlemsförmån är möjligheten att söka medel ur en semesterfond som avdelningarna 29 och 30 förvaltar (se faktarutan).
Fakta om personuppgiftsansvar
I den här processen beskrivs hanteringen av två fonder:
- Stiftelsen Fossen med ändamål att befrämja rekreation och fritid för medlemmar i avdelningarna 29 (Norra Älvsborg) och 30 (Bohuslän - Dal).
- Ulvöstiftelsen med ändamål att genom bidrag ordna semestervistelser för medlemmar i avdelningarna 29 (Norra Älvsborg) och 30 (Bohuslän - Dal).
Fonderna ovan är egna juridiska personer, vilket innebär att det finns ett gemensamt personuppgiftsansvar för fonderna mellan angivna avdelningar och fonderna. Rollerna klargörs i stiftelselagen. Den som vill utöva sina rättigheter kan ta kontakt med den avdelning som förvaltar fonden.
Den övergripande rättsliga grunden att hantera medlemsförmåner av olika slag är berättigat intresse (i intresseavvägningen har vi beaktat att utlottningen uppskattas av medlemmarna). Avdelningarna har vidare rätt att behandla känsliga personuppgifter som facklig tillhörighet med stöd av medlemsundantaget i artikel 9.2 GDPR.
Avdelningarna behöver i detta fall dessutom följa flera lagar i sitt arbete vilket innebär att avdelningarna behandlar personuppgifter med den lagliga grunden rättslig förpliktelse:
-
I stiftelselagen sägs att föreskrifterna i stiftelseförordnandet ska följas vid förvaltningen av stiftelsens angelägenheter, om inte föreskrifterna strider mot någon bestämmelse i stiftelselagen. Stiftet måste således följa vad som sägs i varje stiftelses förordnande Detta är även det övergripande ändamålet för hanteringen av stiftelserna.
-
Vidare har avdelningarna en rättslig förpliktelse att vid utbetalningar spara dokumentation i sju år för att fullgöra bokföringsskyldighet enligt stiftelselagen och bokföringslagen.
1. Tillkännagivande
Möjligheten att anmäla intresse för utlottningen tillkännages tillsammans med information om den på avdelningssidorna för de berörda avdelningarna. När någon går in på webbsidan kan datakakor komma att behandlas (se vidare processen Cookies/kakor).
2. Ansökan
Medel ansöks via en blankett som ska skickas in via post (vi avråder från att mejla ansökningen eftersom mejl inte är ett säkert sätt att skicka uppgifterna). Avdelningarna kontrollerar medlemskapet (se faktarutan nedan) och om den som ansökt har vunnit tidigare år (man kan inte vinna två gånger i rad).
Vad kontrolleras i förhållande till medlemskap?
Utlottningen avser två fonder som förvaltas av avdelning 29 och 30 (se faktarutan om personuppgiftsansvar). Endast medlemmar som uppfyller fondkraven kan vinna utlottningen.
När Industrifacket och Metall slogs samman till IF Metall bildades avdelningarna 29 (Norra Älvsborg) och 30 (Bohuslän - Dal). I dessa nybildade avdelningar kom bland annat en tidigare avdelning (nr 112 hos IF Metall) att ingå. Enligt fondregelverket kan endast den som var medlem i den tidigare avdelningen 112 delta i utlottningen. Därför behöver avdelningarna kontrollera att den som söker varit medlem i denna avdelning.
Personuppgifterna namn, medlemsnummer, medlemskap i fackförbund, att man önskar delta i utlottningen och tidigare vinster behandlas. Ansökningsblanketten gallras efter utlottningen för de som inte vann, för vinnare lagras de som bokföringsunderlag i 7 år och för att möjliggöra kontroll av revisorer (laglig grund rättslig förpliktelse i bokföringslagen).
3. Lottning
Lottning genomförs vid ett möte. Efter utlottningen lämnar avdelningarna besked till de som vunnit pengar.
I detta steg behandlas personuppgifterna namn, avdelning, medlemskap i fackförbund och kontaktuppgifter till vinnarna.
Uppgifter om vinnarna sparas i ett år för att avdelningarna nästa år ska kunna kontrollera att ingen kan vinna två år i rad. Uppgifterna sparas sedan som bokföringsunderlag i 7 år och för att möjliggöra kontroll av revisorer (laglig grund rättslig förpliktelse i bokföringslagen).
På avdelningarnas webbplatser publiceras hur vinnarna fördelat sig avdelningsvis. När någon går in på webbsidan kan datakakor komma att behandlas (se vidare processen Cookies/kakor).
4. Utbetalning
Utbetalning görs. För att kunna sätta in pengar till vinnarna används deras personnummer vilket leder till att uppgifter som behövs för utbetalningen hittas. Om någon har ett registrerat lönekonto används detta, annars skickas en avi. Utbetalningsbesked skickas sedan ut via Kivra eller från banken. Utbetalningen bokförs och sparas i sju år (laglig grund rättslig förpliktelse i bokföringslagen).