Skyddsombuds arbete med arbetsmiljö hos en arbetsgivare
I den här processen beskriver vi hur skyddsombud och regionala skyddsombud som utsetts av IF Metall arbetar.
IF Metall ska enligt sina stadgar "tillvarata medlemmarnas gemensamma intresse och styrka för att skapa bästa möjliga villkor i arbetslivet och samhället". Vidare anges att IF Metall ska bygga sin verksamhet på medlemmarnas delaktighet, behov och önskemål. Ett övergripande mål är att verka för trygghet i anställningen med bra arbetsvillkor, arbetsinnehåll och arbetsmiljö.
Den övergripande rättsliga grunden för arbetet med skyddsombud och arbetsmiljö är rättslig förpliktelse eftersom hanteringen regleras i arbetsmiljölagen (1977:1160), AML. I lagens sjätte kapitel regleras samverkan mellan arbetsgivare och arbetstagare. IF Metalls avdelningar och klubbar kan utse både skyddsombud och regionala skyddsombud. Skyddsombud företräder enligt 6 kap. 4 § AML arbetstagarna i arbetsmiljöfrågor och ska verka för en tillfredsställande arbetsmiljö. Ansvaret gäller alla arbetstagare oavsett om de är medlemmar eller inte i IF Metall.
Fakta om personuppgiftsansvar
Förbundet IF Metall består av förbundskontoret, lokala avdelningar samt, i förekommande fall, klubbar hos arbetsgivare, där varje enhet har personuppgiftsansvar. Vi beskriver hur vår gemensamma personuppgiftshantering går till i vårt inbördes arrangemang (pdf). I det beskrivs även vart du kan vända dig om du vill utöva dina rättigheter.
De övergripande ändamålen för IF Metall för arbetet som beskrivs nedan är att fullgöra det som anges i stadgarna. Detta genomförs genom att IF agerar som skyddsombud/regionala skyddsombud och i de rollerna hanterar frågor på det sätt som anges i AML, arbetsmiljöförordningen (1977:1166, AMF) och föreskrifter på området (AFS 2023:1). De övergripande lagliga grunderna är därför både rättsliga förpliktelser (nämnda lagkrav) samt avtal (stadgarna utgör ett avtal mellan IF Metall och dess medlemmar).
IF Metalls arbete har även stöd i EU:s stadga för mänskliga fri- och rättigheter, se artikel 31.1 som anger att varje arbetstagare har rätt till hälsosamma, säkra och värdiga arbetsförhållanden.
IF Metall har rätt att behandla känsliga personuppgifter med stöd av arbetsrättsundantaget i artikel 9.2 b GDPR (den personuppgiftsansvarige eller den registrerade ska kunna fullgöra sina skyldigheter och utöva sina särskilda rättigheter inom arbetsrätten).
IF Metall har vidare rätt att behandla känsliga personuppgifter med stöd av medlemsundantaget i artikel 9.2 d GDPR. Slutligen finns rätt att behandla känsliga personuppgifter för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.
Tillkommande ändamål och rättsliga grunder beskrivs i varje delavsnitt nedan.
IF Metall bevarar uppgifterna som beskrivs i avsnitten nedan (inte originalhandlingar som en medlem eller arbetstagare lämnar, de återställs). Efter att ärendena är avslutade sparas uppgifterna för fortsatt arbete med arbetsmiljö eller i det fackliga arbetet. Uppgifterna kan också behövas för att IF Metall ska kunna hantera rättsliga anspråk (ibland hör medlemmar av sig i efterhand om hur deras ärenden hanteras; uppgifterna behövs då för att kunna visa hur IF Metall agerat). Uppgifter kan även bevaras för statistiska ändamål för att kunna visa och berätta om IF Metalls verksamhet (uppgifterna används då i anonymiserat skick).
Det är ett krav enligt arbetsmiljölagen att en arbetsgivare bedriver ett systematiskt arbete för att förhindra en skadlig arbetsmiljö som leder till ohälsa hos de anställda. I detta arbete ska arbetstagarna vara delaktiga bland annat genom att skyddsombuden involveras i arbetet. (AML 6 kap 1-4 §§) Arbetsgivaren ska bland annat regelbundet genom risk- och konsekvensbedömningar undersöka arbetsmiljön för att bedöma risker för ohälsa och olycksfall i arbetet. (Reglerna för systematiskt arbetsmiljöarbete, SAM, AFS 2023:1 11 §). Inom ramen för arbetet bedrivs också skyddsronder.
Nedan beskrivs hur IF Metalls avdelningar och klubbar tillsammans med arbetsgivarna arbetarmed risk- och konsekvensbedömningaroch skyddsronder med stöd av nämnd lagstiftning.
1. Bjuds in
Arbetsgivaren bjuder in till risk- och konsekvensbedömning för att fullfölja lagkraven. När ett skyddsombud/regionalt skyddsombud tar emot inbjudan behandlas personuppgifter som tid, plats och deltagare i risk- och konsekvensbedömning.
2. Genomförande av risk- och konsekvensbedömning
Det är arbetsgivaren som ansvarar för att ta fram en risk- och konsekvensbedömning. Skyddsombud/regionala skyddsombud deltar i arbetet och lämnar synpunkter. Ombudet sparar också vanligtvis en kopia av dokumentationen och tar egna anteckningar eftersom detta kan behövas i andra sammanhang (till exempel i rehabiliteringsutredningar, för att begära information eller göra anmälningar eller i fackliga förhandlingar). Skyddsombudet skriver även under protokoll.
I detta steg behandlas personuppgifter som namn på skyddsombud/regionalt skyddsombud, namnteckning och deltagande personal från arbetsgivaren (bedömningarna utgör personuppgifter kopplade till de sistnämnda kategorierna men normalt finns inga personuppgifter i skyddsrondsprotokoll kopplade till arbetstagarna).
3. Uppföljning
Skyddsrondsprotokoll och risk- och konsekvensbedömningar följs ofta upp fortlöpande av arbetsgivaren i det systematiska arbetsmiljöarbetet. Då behandlas samma kategorier av personuppgifter som nämnts i föregående steg.
Tillbud och arbetsskador
Enligt arbetsmiljölagen har arbetsgivaren ansvar för att hantera tillbud och arbetsskador. Enligt arbetsmiljölagen och socialförsäkringsbalken har arbetsgivaren ansvar för att rehabilitering. Skyddsombud/regionala skyddsombud företräder enligt 6 kap. 4 § AML arbetstagarna i arbetsmiljöfrågor och skall verka för en tillfredsställande arbetsmiljö. I detta syfte skall ombudet inom sitt skyddsområde vaka över skyddet mot ohälsa och olycksfall samt över att arbetsgivaren uppfyller lagkrav.
Skyddsombud/regionala skyddsombud deltar i detta arbete på det sätt som beskrivs nedan.
1. Bjuds in
Arbetsgivaren bjuder in skyddsombud/regionalt skyddsombud till möte om det förekommit ett allvarlig tillbud och/eller en arbetsskada. En arbetsskada kan innebära att arbetsgivaren behöver anmäla händelsen både till Arbetsmiljöverket och personskadan till Försäkringskassan. Personuppgifter som namn, tid, plats, roller och kontaktuppgifter behandlas i detta steg.
2. Möte
Inför mötet har arbetsgivaren samlat in utredning som gås igenom.
Arbetsgivaren ska anmäla allvarliga tillbud till Arbetsmiljöverket. Händelser som lett till arbetsskador anmäls till Arbetsmiljöverket och Försäkringskassan. Det finns en skyldighet för arbetsgivaren att samråda med skyddsombudet/regionala skyddsombudet och lämna kopior på anmälningar. Skyddsombudet undertecknar även anmälan om arbetsskada.
De underlag som skyddsombudet/det regionala ombudet får ta del kan bevaras för att ha som underlag i skyddsronder, rehabiliteringsutredningar, andra åtgärder enligt arbetsmiljölagen eller i fackliga förhandlingar). Skyddsombudet kan även ta egna anteckningar, som bevaras av samma skäl.
I detta steg behandlas personuppgifter som namn, tid, plats, roller, namnteckning och kontaktuppgifter. Vidare kan personuppgifter kopplade till tillbudet eller arbetsskadan behandlas, vilket även kan innebära att exempelvis hälsouppgifter och bedömningar enligt lagstiftningen behandlas.
Enligt arbetsmiljölagen och socialförsäkringsbalken har arbetsgivaren ansvar för att rehabilitering. Skyddsombud/regionala skyddsombud företräder enligt 6 kap. 4 § AML arbetstagarna i arbetsmiljöfrågor och ska verka för en tillfredsställande arbetsmiljö. I detta syfte ska ombudet inom sitt skyddsområde vaka över skyddet mot ohälsa och olycksfall samt över att arbetsgivaren uppfyller lagkrav. Rehabiliteringsutredningar kan ha betydelse i dessa sammanhang. Skyddsombud/regionala skyddsombud deltar i detta arbete på det sätt som beskrivs nedan.
1. Få del av information
En medlem eller en annan anställd kan kontakta ett skyddsombud/regionalt skyddsombud för att få stöd efter att arbetsgivaren inlett en rehabiliteringsutredning. Ofta kan hen då få ta del av den utredning som arbetsgivaren har gjort. Personuppgifter som namn, hälsouppgifter, arbetsmiljöfaktorer kopplade till rehabiliteringen kan ingå i en sådan utredning. Uppgifterna kan avse både medlemmar och andra som arbetar på arbetsplatsen.
2. Dokumentation
Rehabiliteringsbehov och åtgärder (till exempel arbetsanpassning, se AFS 3 kap. i 2023:2) är viktiga att dokumentera eftersom de kan ha betydelse i många olika delar av arbetsmiljöarbetet som skyddsronder, i utredningar av arbetsskada och tillbud och vid andra åtgärder enligt arbetsmiljölagen. Det kan även bevaras för att kunna användas i fackliga förhandlingar. Detta innebär att skyddsombudet/det regionala skyddsombudet dokumenterar både det som finns i utredningen, men även de alternativ som arbetsgivaren förkastat då de kan vara viktiga för det fortsatta fackliga arbetet. De kategorier av personuppgifter som anges i steg 1 kan komma att behandlas för nämnda ändamål.
Ett skyddsombud/regionalt skyddsombud har enligt 6 kap. 6 § AML rätt att ta del av handlingar och erhålla upplysningar från arbetsgivaren. Skyddsombudet har även rätt att vända sig till arbetsgivaren för att denne ska vidta åtgärder (6 kap. 6a § AML) respektive göra anmälningar till Arbetsmiljöverket. Denna hantering beskrivs i processen nedan:
1. Be om åtgärder från arbetsgivaren
När ett skyddsombud/regionalt skyddsombud anser att åtgärder behöver vidtas för att uppnå en tillfredsställande arbetsmiljö, kan hen vända sig till arbetsgivaren och begära sådana åtgärder. Ibland kan en sådan begäran baseras på uppgifter från en medlem eller annan arbetstagare. Arbetsgivaren lämnar en skriftlig bekräftelse på att begäran har mottagits och redovisar hur den ser på frågan.
Skyddsombudet/det regionala skyddsombudet sparar också vanligtvis en kopia av begäran och uppgifter som lämnas samt egna anteckningar eftersom detta kan behövas i andra sammanhang (till exempel i rehabiliteringsutredningar eller i fackliga förhandlingar).
I detta steg behandlas personuppgifter som namn på skyddsombud/regionalt skyddsombud, företrädare på arbetsgivare samt eventuell uppgiftslämnare, kontaktuppgifter samt de bedömningar som görs av skyddsombudet/det regionala skyddsombudet och arbetsgivaren.
2. Avbrytande av arbete
Ett skyddsombud/regionalt skyddsombud kan bestämma att arbetet ska avbrytas i avvaktan på besked från Arbetsmiljöverket (se nästa steg). Detta kan göras om hen bedömer att ett arbete medför omedelbar och allvarlig fara för arbetstagares liv eller hälsa och att rättelse inte genast uppnåtts genom att skyddsombudet vänder sig till arbetsgivaren (se steg 1). Detsamma gäller arbete som en arbetstagare utför ensam om det är påkallat från skyddssynpunkt.
För att arbetsgivaren ska kunna avbryta arbetet behöver underrättelse lämnas till denne.
Skyddsombudet/det regionala skyddsombudet sparar uppgifter kopplade till detta eftersom detta, utöver vad som anges i steg 3, kan behövas i andra sammanhang (till exempel i rehabiliteringsutredningar eller i fackliga förhandlingar).
I detta steg behandlas personuppgifter som namn på skyddsombud/regionalt skyddsombud, företrädare på arbetsgivare, kontaktuppgifter, tid och plats samt de övriga bedömningar som görs av skyddsombudet/det regionala skyddsombudet.
3. Anmälan till Arbetsmiljöverket
När ett skyddsombud avbryter arbetet ska arbetsgivaren bedöma om den godtar stoppet eller annars kontakta Arbetsmiljöverket, som sedan hanterar ärendet och beslutar i frågan.
Skyddsombudet/det regionala skyddsombudet sparar uppgifter kopplade till detta eftersom detta, utöver vad som anges i steg 3, kan behövas i andra sammanhang (till exempel i rehabiliteringsutredningar eller i fackliga förhandlingar). Enligt 13 § AMF har skyddsombudet/det regionala skyddsombudet dessutom en skyldighet att behålla avskrift av skriftligt meddelande som ombudet fått av Arbetsmiljöverket och se till att även en efterträdare kan få ta del av sådana.
I detta steg behandlas personuppgifter som namn på skyddsombud/regionalt skyddsombud, företrädare på arbetsgivare, företrädare för Arbetsmiljöverket, kontaktuppgifter, tid och plats samt bedömningar som görs av skyddsombudet/det regionala skyddsombudet, arbetsgivaren och Arbetsmiljöverket.