Medlemsservice

Den som är medlem i IF Metall hör ibland av sig med frågor till sin avdelning. Vanliga sådana frågor beskrivs i den här processen. I den beskrivs också hur avdelningarna fortlöpande arbetar med att administrera medlemskapet. I integritetspolicyn beskrivs i andra delar exempelvis hur inträden och utträden hanteras och hur vi hanterar medlemsförmåner. 

Den övergripande rättsliga grunden för behandlingen är berättigat intresse. I intresseavvägningen har beaktats att administrera frågor kopplade till medlemskapet och svara på medlemmens frågor gynnar berörda medlemmar. Vidare behövs administrationen för att olika medlemskapsrelaterade frågor och uppbörd av avgifter ska kunna hanteras effektivt. 

IF Metall har vidare rätt att behandla känsliga personuppgifter som facklig tillhörighet med stöd av medlemsundantaget i artikel 9.2 GDPR. 

Tillkommande ändamål och rättsliga grunder beskrivs i varje delavsnitt nedan. 

Information till nya medlemmar 

Nedan beskrivs olika sätt en avdelning kan välkomna en medlem på. Olika avdelningar kan ha olika rutiner men personuppgiftshanteringen ser likadan ut i de olika fallen. 

1. Välkomstbrev

För att en ny medlem ska känna sig välkommen skickar avdelningen ut ett välkomstbrev (digitalt eller via post). För att kunna göra sådana utskick hämtas uppgifter från medlemsregistret.  

I steget behandlas personuppgifter som namn, medlemskap, e-postadress eller postadress, inträdesmånad, länk till hemsida och arbetsplats.  

2. Kontakt

Det förekommer även att en ombudsman eller ett avdelningsombud kontaktar medlemmen för att hälsa välkommen och överlämna information. Kontakten kan både ske på arbetsplatsen eller via telefon.  

I steget behandlas personuppgifter som namn, arbetsplats och telefonnummer. 

Löpande hantering av uppbördsfullmakter 

I de flesta fall lämnar en medlem en fullmakt till arbetsgivaren att göra löneavdrag enligt kollektivavtalet (se processen Medlemskap). I den processen beskrivs även de lagliga grunderna som tillämpas (avtal och rättslig förpliktelse) mer ingående. 

Om ändrade förhållanden uppstår behöver personuppgifter behandlas i följande steg (se nedan). Tillkommande lagliga grunder (utöver de som nämndes i inledningen ovan) i denna process är avtal (stadgarna) respektive rättslig förpliktelse (kollektivavtal). 

1. Kännedom

Om en medlem byter arbetsgivare förfaller uppbördsfullmakten. Ibland hör medlem av sig om detta och får då vägledning men IF Metall kan även få information av arbetsgivaren (eller den som hanterar löner för arbetsgivarens räkning) att en medlem inte längre arbetar kvar.  

2. Hantering

IF Metall stödjer sedan medlemmen att ordna fullmakt till den nya arbetsgivaren där det är möjligt. Detta är även viktigt för medlemmen för att det inte ska bli problem med uppbörden av avgiften.  

Om medlemmen skickar in en ny fullmakt behöver uppgiften om fullmakt för arbetsgivare och arbetsplats uppdateras i systemet. Personuppgifter som namn, personnummer, arbetsgivare och datum behandlas.  

Efter att fullmakt inhämtas hanteras uppbörden på vanligt sätt av arbetsgivaren. Detta innebär bland annat att arbetsgivaren får en årlig uppgift om vilken procentsats som gäller för medlemskapet och betalar sedan in avgiften till fackförbundet.  

Stöd vid byte från IF Metall till ett annat LO-förbund 

Det vanligaste sättet att byta mellan LO-förbund är att använda tjänsten BytLOFack, som beskrivs i en egen process.

Vid ett byte från IF Metall kan i andra fall avdelningen bistå med att skicka en utträdesansökan som måste fyllas i. Denna behövs för att utträdet ska kunna prövas.