Förhandlingar om kollektivavtal och hängavtal
IF Metall ska enligt sina stadgar "tillvarata medlemmarnas gemensamma intresse och styrka för att skapa bästa möjliga villkor i arbetslivet och samhället". Vidare anges att IF Metall ska bedriva förhandlingsverksamhet och teckna kollektivavtal. När IF Metall stödjer och förhandlar för medlemmar är därför avtal (stadgarna är ett civilrättsligt avtal med medlemmarna) en laglig grund.
Kollektivavtal är en viktig del av den svenska modellen. I sådana förhandlas inte bara löner utan även arbetstid och andra arbetsvillkor och rätt till försäkringar med mera. Kollektivavtal kan ingås mellan IF Metall och olika arbetsgivarorganisationer men också direkt med en arbetsgivare. IF Metall tecknar även hängavtal med arbetsgivare som inte är anslutna till en arbetsgivarorganisation baserat på ingångna centrala avtal (riksavtal).
IF Metalls rätt att förhandla kollektivavtal regleras i lagen (1976:580) om medbestämmande i arbetslivet (MBL). Ingångna kollektivavtal har en särskild status i dataskyddsförordningen (GDPR), eftersom de utgör en rättslig förpliktelse för de personuppgiftsansvariga som binds av överenskommelserna. Eftersom kollektivavtal är utgör centrala även utifrån kärnan i den svenska lönebildningsmodellen föreligger även ett allmänt intresse. I sammanhanget kan även noteras att den svenska lagstiftaren ofta lämnar viktiga frågor till parterna att komma överens om genom kollektivavtal. Den svenska modellen har även starkt stöd i EU:s stadga för mänskliga fri- och rättigheter, se artiklarna 27 (arbetstagares rätt till information och samråd inom företaget) och 28 (förhandlingsrätt och kollektiva åtgärder). Av detta skäl får förhandlingar av kollektivavtal anses vara av allmänt intresse, även det en laglig grund i GDPR.
Ansvaret för att förhandla kollektivavtal fördelas mellan olika personuppgiftsansvariga inom IF Metall. Detta beskrivs nedan när vi berättar om förhandlingarna. Om du vill veta mer om hur personuppgiftsansvaret fördelas, se faktarutan.
Fakta om personuppgiftsansvar
Förbundet IF Metall består av förbundskontoret, avdelningar samt, i förekommande fall, klubbar hos arbetsgivare, där varje enhet har personuppgiftsansvar. Vi beskriver hur vår gemensamma personuppgiftshantering går till i vårt inbördes arrangemang (pdf). I det beskrivs även vart du kan vända dig om du vill utöva dina rättigheter.
IF Metall företräds av vår avtalssekreterare i centrala förhandlingar av den typ som beskrivs i de här processerna. Lokala överenskommelser träffas mellan en IF Metall-klubb och en arbetsgivare. Saknas klubb träffar arbetsgivaren överenskommelse med IF Metalls lokalavdelning eller av avdelningen utsett avdelningsombud.
IF Metall interagerar i den här processen med arbetsgivare och arbetstagarorganisationer. Respektive part är personuppgiftsansvarig för sin behandling av personuppgifter. I detta fall behövs inget inbördes arrangemang, eftersom rollerna tydligt framgår av lagstiftning.
IF Metall har rätt att behandla känsliga personuppgifter med stöd av arbetsrättsundantaget i artikel 9.1 b GDPR (den personuppgiftsansvarige eller den registrerade ska kunna fullgöra sina skyldigheter och utöva sina särskilda rättigheter inom arbetsrätten). IF Metall har vidare rätt att behandla känsliga personuppgifter med stöd av medlemsundantaget i artikel 9.2 GDPR.
IF Metall bevarar uppgifterna som beskrivs i processerna nedan. Efter att förhandlingarna är avslutade behålls uppgifterna för att kunna följa upp att avtalet följs. Eftersom villkor i kollektivavtal även är bindande för icke-medlemmar behöver uppföljningen även avse dessa. I dessa fall behöver vi även följas upp att medlemmar inte missgynnas i förhållande till icke-medlemmar. Det används också som bas för kommande förhandlingar.
Uppgifterna bevaras även för att IF Metall ska kunna hantera rättsliga anspråk på olika sätt. Minnesanteckningar och andra underlag kan till exempel vara viktiga om det senare uppstår en tvist i Arbetsdomstolen om hur ett kollektivavtal ska tolkas.
Uppgifterna bevaras även för förbundshistoriska ändamål. Kollektivavtal och hängavtal är en viktig del av den svenska modellen men är även en kärna i den fackliga verksamheten. Av det skälet är uppgifterna viktiga att bevara både för förbundet och andra som intresserar sig för arbetarrörelsens historia. Då kollektivavtalen kan ses som allmänt intresse kan även arkivändamål av allmänt intresse föreligga. Uppgifterna kan även användas för statistiska ändamål för att kunna visa och berätta om IF Metalls verksamhet (uppgifterna används då i anonymiserat skick).
Tillkommande ändamål och rättsliga grunder beskrivs i varje delavsnitt nedan.
Centrala förhandlingar om riksavtal
Riksavtal ingås mellan IF Metall och en arbetsgivarorganisation. Den processen beskrivs i processen nedan steg för steg. Steg 2-3 pågår ofta parallellt och det kan alltså förekomma fler än en avstämning i dessa steg.
Att vara ledamot i ett avtalsråd eller en avtalsdelegation (se steg 1-2 nedan) är ett förtroendeuppdrag. I processen Förtroendeuppdrag i avdelningar och klubbar beskrivs övergripande hur ledamöter i olika styrande organ utses, ett liknande förfarande används för att utse ledamöter till avtalsråd och avtalsdelegation.
1. Avtalsråd
Avtalsrådets uppgift är att hantera avtalsmotioner. Arbetet påbörjas med att förbundet sammankallar rådets ledamöter för att kunna genomföra möten. Vid mötena tas en röstlängd fram, motioner hanteras. Om de antas kan formuleringar justeras. Mötet protokollförs.
Personuppgifter som namn, kontaktuppgifter, medlemskap i IF Metall, facklig roll, uppgifter i motioner och yrkanden (vem som framfört dem), deltagande i beslut. För att kunna hålla mötena behandlas också mötesinformation (tid och plats) samt personuppgifter från resebokningar och kostpreferenser.
2. Avtalsdelegation
Arbetet som avtalsrådet gjort är utgångspunkten för avtalsdelegationens arbete. Avtalsdelegationens roll är att fatta beslut om vilka krav som ska ställas i steg 3. För att kunna göra detta behöver delegationen också förstå hur motparten kommer att agera.
Arbetet påbörjas med att förbundet (förbundsstyrelsen) sammankallar delegationens ledamöter för att kunna genomföra första mötet. Fortsatta möten kan även sammankallas av ordföranden. Vid mötena görs minnesanteckningar (dock ingen koppling till viss persons åsikter).
Vidare skapas listor med kontaktuppgifter till de som ingår i delegationen för att dessa ska kunna ha effektiv kontakt under hela den tid förhandlingar sker.
Personuppgifter som namn, kontaktuppgifter, medlemskap i IF Metall, facklig roll och mötesuppgifter (tid, plats och vid elektroniska möten även röst och bild) behandlas i detta steg. Vidare kan personuppgifter från resebokningar och kostpreferenser behandlas.
Ett viktigt underlag i delegationens arbete är lönestatistik. Hur den samlas in beskrivs i processerna Facken inom industrin och Lönestatistik vid kollektivavtalsförhandling. För att förstå motparten och kunna bedöma de krav den kan komma att ställa samlas uppgifter in om resonemang, åsikter och ståndpunkter (oftast på organisationsnivå men även från ledande företrädare). Att förstå motpartens inställning är viktigt i det interna kravarbetet.
3. Riksavtal
Det formella arbetet med riksavtal påbörjas när en arbetsgivarorganisation lämnar besked om tidpunkt för överlämnande av krav. Under möten överlämnas krav och förhandling sker utifrån dessa.
Minnesanteckningar görs som bara används av dem som förhandlar. Fortlöpande avstämning och återkoppling sker med avtalsdelegationen (se steg 2).
Personuppgifter som namn, kontaktuppgifter, medlemskap i IF Metall, facklig roll, roll hos motparten, och mötesuppgifter (tid och plats) behandlas i detta steg. När avtal skrivs under tillkommer personuppgifter som firmatecknare och signaturer.
4. Medling
Parallellt med arbetet med riksavtal brukar en opartisk ordförande (OPO) kalla förbundets representanter i förhandlingen till möten för att förbereda medling. OPO kallar av det skälet till möten med IF Metall för att kunna ställa frågor och utreda förbundets inställning. Vid mötena förs minnesanteckningar.
Personuppgifter som namn, kontaktuppgifter, medlemskap i IF Metall, facklig roll, och mötesuppgifter (tid och plats) behandlas i detta steg.
Om parterna inte kommer överens kan varsel om stridsåtgärder behöva lämnas, detta beskrivs i processen Konflikt.
5. Fortsatt arbete
När nytt avtal har slutits påbörjas lokalt arbete efter att centrala kollektivavtal har ingåtts och hängavtal (se nedan i egna avsnitt). En del av detta arbete är även lokala löneförhandlingar, som vi beskriver i processen Lokala förhandlingar om lön. Kollektivavtalen används även som rättsligt stöd i flera andra processer, se processerna Tvister med arbetsgivare rörande en medlem, Förhandlingar om uppsägning på grund av arbetsbrist och andra MBL-förhandlingar. I de processerna beskrivs även hur tvister hanteras i Arbetsdomstolen.
Centrala förhandlingar om företagsavtal med mera
IF Metall kan även ingå centrala företagsavtal med en enskild arbetsgivare. Processen ser i de fallen ut på ett liknande sätt som för riksavtalen (se ovan), men de första två stegen ersätts av att en avtalsdelegation väljs på den berörda klubbens årsmöte. Denna kommer då enbart bestå av medlemmar från klubben. Avtalsdelegationen hanterar samma sorts uppgifter som avtalsrådet och avtalsdelegationen gör vid förhandlingar om riksavtal.
Det finns även ett kollektivavtal, IMG-avtalet, där IF Metall representerar både förbundet och en tänkt arbetsgivarsida. Detta avtal finns för att en del arbetsgivare historiskt velat ansluta sig till det. I den processen behövs inget förhandlingsarbete utan IF Metall bestämmer själv alla avtalsvillkor. Detta avtal kräver därför nästan ingen personuppgiftshantering.
Lokalt arbete efter att centrala kollektivavtal har ingåtts
Efter att centrala riksavtal har tecknats kontaktas arbetsgivare. Detta görs efter att berörd arbetsgivarorganisation skickat över en förteckning till IF Metall över de arbetsgivare som omfattas. Efter att detta nått avdelningarna skickas det även vidare till klubbar och avdelningsombud som håller informationsmöten med medlemmar och andra anställda (om sådana visar intresse kan de bli medlemmar).
Avdelningen registrerar vilka företag som omfattas av kollektivavtalet (gäller både riksavtal och företagsavtal) och kopplar det till medlemmar som arbetar där. Personuppgifter som namn och kontaktuppgifter behandlas också i denna process.
Genom kollektivavtalet börjar försäkringar att gälla. Detta innebär att namn, personnummer, lön på alla anställda, och total lönesumma skickas till försäkringsgivaren.
I det här skedet påbörjas i samband med arbetsgivarens lönerevisioner också förhandlingsarbete, se processen Lokala förhandlingar om lön.
Hängavtal
IF Metall tecknar även hängavtal med arbetsgivare som inte är anslutna till en arbetsgivarorganisation. Hängavtal innebär att ett kollektivavtal för en viss bransch ska tillämpas. Hängavtal innebär således att parterna är överens om att ett centralt ingånget kollektivavtal gäller.
Hängavtal kan initieras på två skilda sätt, vilket innebär två olika processer.
På arbetsgivarens initiativ
Den här processen innehåller fyra steg.
1. Begäran
En arbetsgivare kontaktar en avdelning för att få tillstånd ett hängavtal. Avdelningen gör en kontroll om arbetsgivaren tillhör något av IF Metalls avtalsområden.
I detta steg behandlas personuppgifter som namn, kontaktuppgifter, facklig tillhörighet och roller. Ett ärende skapas om arbetsgivaren tillhör IF Metalls avtalsområde, vilket innebär att även ärendenummer behandlas.
2. Avtal
Efter att ha kontrollerat firmatecknare och övriga uppgifter om bolaget bokas möte för att diskutera och ingå ett avtal. I samband med detta ingås även ett uppbördsavtal (hur detta används beskrivs i processen Medlemmar).
Avdelningen registrerar att företaget omfattas av hängavtal och kopplar det till medlemmar som arbetar där. I detta steg behandlas även personuppgifter som namn, kontaktuppgifter, signatur, firmatecknare, facklig tillhörighet, mötesuppgifter (tid och plats) och roller.
Genom kollektivavtalet börjar försäkringar att gälla. Detta innebär att namn, personnummer, lön på alla anställda, och total lönesumma skickas till försäkringsgivaren.
3. Information till anställda
Information till medlemmar och andra anställda lämnas av avdelningen. Oftast behöver inga personuppgifter behandlas för att kunna hålla sådana möten (man träffas på arbetsplatsen eller sätter upp anslag om möten) men kallelse kan även skickas via mejl (i sådant fall behandlas personuppgifter som namn och mejladresser). Oftast sker mötena på plats, men i undantagsfall kan videomöten eller telefonkonferenser bli aktuella (innebär att namn, bild, ljud, metadata och kontaktuppgifter kan komma att behandlas).
Ändamålet med informationsmötena är primärt att berätta om hängavtalet och vilka fördelar det ger medlemmarna. Ibland deltar även anställda som inte är medlemmar. I de fallen kan hen få information om hur man blir medlem i IF Metall, vilket krävs om avdelningen ska kunna företräda hen.
4. Fortsatt arbete
I det här skedet påbörjas i samband med arbetsgivarens lönerevisioner ytterligare förhandlingsarbete, se processen Lokala förhandlingar om lön.
Ingångna hängavtal (som efter att de tecknats utgör ett kollektivavtal i MBL:s mening) används även som rättsligt stöd i flera andra processer, se processerna Tvister med arbetsgivare rörande en medlem, Förhandlingar om uppsägning på grund av arbetsbrist och andra MBL-förhandlingar. I de processerna beskrivs även hur tvister hanteras i Arbetsdomstolen.
På begäran av en medlem eller på initiativ av förbundet
Den här processen innehåller fyra steg. Steg 3 kan förekomma flera gånger och också vara parallellt med tidigare steg.
1. Begäran
Ibland hör en anställd av sig med en önskan om att ett hängavtal för hens arbetsplats ska tecknas. Efter att ha kontrollerat medlemskapet påbörjas ett förberedande arbete (om hen inte är medlem erbjuds hen medlemskap i IF Metall för att IF Metall ska ha förhandlingsrätt). I detta steg kontrolleras även om arbetsgivaren tillhör IF Metalls avtalsområden och vem som har rätt att företräda arbetsgivaren.
IF Metall kan undantagsvis även på eget initiativ uppsöka en medlem/mar för att efterhöra om det finns intresse att teckna kollektivavtal.
För att kunna vara framgångsrika i förhandlingen behöver IF Metall företräda många medlemmar. Initialt kontrolleras hur många som redan är medlemmar och nya medlemmar värvas.
I det här steget behandlas uppgifter som namn, arbetsplats, medlemskap och icke medlemskap. Vidare behandlas de uppgifter som fanns i medlemmens begäran. Ett ärende skapas om arbetsgivaren tillhör IF Metalls avtalsområde vilket innebär att även ärendenummer behandlas.
2. Förhandling
Avdelningen tar kontakt och efterhör om det finns intresse. Om det finns tecknas hängavtal efter att en kontroll av bolag och firmatecknare gjort. I samband med detta ingås även ett uppbördsavtal (hur detta används beskrivs i processen Medlemmar). Även personuppgifter som namn, kontaktuppgifter, facklig tillhörighet, firmatecknare, signatur mötesuppgifter (tid och plats) och roller behandlas.
Om arbetsgivaren inte direkt visar intresse skickas en formell framställan. Parterna möts och förhandlingen protokollförs. Om parterna kommer överens tecknas hängavtal (se föregående stycke). Om parterna inte kommer överens behöver avdelningen överväga hur den ska gå vidare (se steg 4).
Om hängavtal ingås registrerar avdelningen att företaget omfattas av hängavtal och kopplar det till medlemmar som arbetar där. I detta steg behandlas även personuppgifter som namn, kontaktuppgifter, facklig tillhörighet, mötesuppgifter (tid och plats) och roller.
Genom kollektivavtalet börjar försäkringar att gälla. Detta innebär att namn, personnummer, lön på alla anställda, och total lönesumma skickas till försäkringsgivaren.
Om förhandlingarna inte leder till avtal görs analyser av om konflikt ska inledas, se vidare steg 4.
3. Information till anställda
Information till anställda lämnas av avdelningen om ett hängavtal ingås. Oftast behöver inga personuppgifter behandlas för att kunna hålla sådana möten (man träffas på arbetsplatsen eller sätter upp anslag om möten) men kallelse kan även skickas via mejl (i sådant fall behandlas personuppgifter som namn och mejladresser). Oftast sker mötena på plats, men i undantagsfall kan videomöten eller telefonkonferenser bli aktuella (innebär att namn, bild, ljud, metadata och kontaktuppgifter kan komma att behandlas).
4. Fortsatt arbete
Det fortsatta arbetet skiljer sig beroende på om hängavtal ingås eller inte. I det förstnämnda fallet påbörjas i samband med arbetsgivarens lönerevisioner ytterligare förhandlingsarbete, se processen Lokala förhandlingar om lön. Ingångna hängavtalen (som efter att de tecknats utgör ett kollektivavtal i MBL:s mening) används även som rättsligt stöd i flera andra processer, se processerna Tvister med arbetsgivare rörande en medlem, Förhandlingar om uppsägning på grund av arbetsbrist och andra MBL-förhandlingar. I de processerna beskrivs även hur tvister hanteras i Arbetsdomstolen.
Om parterna inte kommer överens utreder avdelningen tillsammans med förbundskontoret om man ska gå vidare till konflikt. I detta skede kartläggs företaget (detta innebär att uppgifter om leverantörer och bolagets övriga kontakter kan komma att samlas in tillsammans med anställdas uppgifter). Syftet med utredningen är att bedöma läget inför en eventuell konflikt. De här uppgifterna bevaras som längst under det här steget och under en eventuell konflikt som inleds för att få arbetsgivaren att teckna ett hängavtal.