Frågor från medlemmar
Nedan beskriver vi hur vi behandlar personuppgifter när IF Metall får frågor från en medlem eller tidigare medlem kopplade till medlemskapet och frågorna inte kan hanteras genom vår sedvanliga medlemsservice. Frågor kopplade till medlemmens förhållande med arbetsgivare beskrivs i andra processer, till exempel denna. Förfrågningar kopplade till rättigheter enligt dataskyddsförordningen beskrivs här.
Fakta om personuppgiftsansvar
Förbundet IF Metall består av förbundskontoret, regionala avdelningar samt, i förekommande fall, klubbar hos arbetsgivare, där varje enhet har personuppgiftsansvar. Vi beskriver hur vår gemensamma personuppgiftshantering går till i vårt inbördes arrangemang (pdf). I det beskrivs även vart du kan vända dig om du vill utöva dina rättigheter.
Arbetet med medlemskapet utgår ifrån Stadgar Industrifacket Metall. Detta innebär att den rättsliga grunden för behandlingen är avtal, eftersom stadgarna hos en ideell förening anses vara ett avtal mellan föreningen och dess medlemmar. IF Metall har vidare rätt att behandla känsliga personuppgifter som facklig tillhörighet med stöd av medlemsundantaget i artikel 9.2 GDPR. Eftersom IF Metalls olika organisatoriska delar utgör ett organ kan uppgifterna lämnas mellan de olika delarna.
En annan rättslig grund för behandlingen är berättigat intresse. I intresseavvägningen har beaktats att vårt arbete med att svara på frågor gynnar frågeställningen. Vi har även vägt in att IF Metall genom att besvara frågorna får möjlighet att ge insikt och kunskap i hur vi hanterar medlemskap och vilka grundläggande värderingar vi står för.
Tillkommande ändamål beskrivs i varje delavsnitt nedan.
1. Fråga
En medlem kan ställa frågor via mejl, telefonsamtal, via brev eller via ett personligt möte. I sådana frågor kan personuppgifter som namn, medlemsnummer, medlemstatus (till exempel om man är medlem idag och vilken sorts medlemskap man har), personnummer, kontaktuppgifter, uppgifter kopplade till en arbetsgivare samt åsikter och andra uppgifter kopplade till den fråga man har (kan vara frågor kring förbundets hantering och uppgifter kopplade till detta som uppgifter om hälsa, ekonomi och annat man vill beskriva). Om det bifogas bilder, filmer eller liknande behandlas även personuppgifter kopplade till detta.
Medlemmen styr vilka uppgifter som hanteras i detta steg, eftersom det är hen som ger in dem till oss (vi kan vid behov också göra minnesanteckningar om frågan utifrån det medlemmen berättar). Om du vill ställa frågor till oss och du vill lämna integritetskänsliga uppgifter uppmanar vi dig att inte göra det via mejl eller SMS om du inte krypterar innehållet. Är du osäker på hur detta kan göras kan du höra av dig till oss så berättar vi hur detta kan hanteras.
Eftersom frågor normalt i första hand besvaras av den avdelning som medlemmen tillhör kan frågor som ställs direkt till förbundskontoret överlämnas till avdelningen för hantering. Om medlemmen tillhör en klubb kan även denna involveras om detta är relevant för hanteringen eller om frågan ställs till klubben.
2. Dialog
Efter att frågan kommit in (och frågan inte ställts vid ett personligt möte) tar normalt en ombudsman från medlemmens avdelning (eller annan anställd) kontakt med medlemmen efter att ha satt sig in i frågan. Syftet med detta är att inleda en dialog. I det här skedet är det viktigt att förstå vad medlemmen vill och se om det går att hitta en bra lösning på frågan. Detta innebär att namn, kontaktuppgifter och uppgifter som behövs för att besvara frågan kan behandlas (samma sorts uppgifter som nämns i punkt 1 samt de uppgifter som finns i vårt medlemsregister som är relevanta för frågan).
Om frågan inte bedöms kunna lösas genom dialogen skapas ett ärende vilket innebär att vi även behandlar ett ärendenummer. Ärendet skapas för att besvara frågan på ett spårbart sätt. De uppgifter som behövs för ärendet läggs in i detta.
3. Utredning
Efter att ett ärende har skapats fördjupas utredningen. I detta skede kan avdelningen involvera förbundskontoret för att svar ska kunna lämnas (till exempel om en ytterligare bedömning behöver göras). Även berörd klubb, avdelningsombud eller annan förtroendevald på arbetsplatsen kan kontaktas om fakta behöver utredas eller kontrolleras.
Samma sorts personuppgifter som beskrivits i tidigare steg behandlas. Här kan tillkomma att bedömningar görs under handläggningen.
4. Svar
Svar lämnas antingen muntligen eller skriftligen (vid muntligt svar kan en anteckning göras om svaret i ärendet). Samma sorts personuppgifter som beskrivits i tidigare steg kan komma att behandlas.
Dokumentation i ärendet bevaras för att vi ska kunna hantera olika rättsliga anspråk som kan uppstå (preskriptionsfrister eller motsvarande i olika lagstiftning beaktas när lagringstiden bestäms).