Entledigande av förtroendevald

IF Metall är enligt sina stadgar en demokratisk och feministisk organisation. Förbundet är en medlemsstyrd organisation, som bygger sin verksamhet på medlemmarnas delaktighet, behov och önskemål. I den demokratiska organisationen är medlemmarnas delaktighet av avgörande betydelse för organisationens styrka. Processen att entlediga förtroendevalda utgår ifrån dessa övergripande ändamål och värderingar.  

Vid prövning av ett entledigande av ett förtroendeuppdrag utgår IF Metall ifrån Stadgar Industrifacket Metall. Den rättsliga grunden för behandlingen av personuppgifter i samband med entledigande av förtroendevalda är därmed avtal, eftersom stadgarna anses vara ett avtal mellan IF Metall och den som är medlem. 

IF Metall har vidare rätt att behandla känsliga personuppgifter som facklig tillhörighet med stöd av medlemsundantaget i artikel 9.2 GDPR. 

Ett övergripande ändamål i hanteringen av förtroendevaldas uppdrag är att se till att våra stadgar, som bygger på våra värderingar, upprätthålls. När vi prövar entledigande av förtroendevalda inleder vi därför alltid med att diskutera vad som hänt och ge kunskap om grundläggande värderingar, i syfte att undvika ett entledigande av en förtroendevald.  

Tillkommande ändamål och rättsliga grunder beskrivs i varje delavsnitt nedan. 

1. Upptäckt

När organisationen får kännedom om uppgifter som kan innebära att stadgar, grundläggande värderingar eller andra interna regler inte följs av en förtroendevald behöver åtgärder vidtas. Uppgifterna kan komma från exempelvis medlem, annan förtroendevald, en ombudsman, en anställd eller en arbetsgivare. Det kan också komma från en annan organisation eller via uppgifter i media eller sociala medier.  

Uppgifterna kan lämnas i telefonsamtal, vid personliga möten eller inkomma via skriftlig kommunikation såsom mejl.  

I detta skede behandlas personuppgifter för att kunna identifiera och kontrollera uppgifterna. Personuppgifter som namn, medlemsnummer, uppgifter om uppdrag, kontaktuppgifter, arbetsplats och avdelningstillhörighet kan komma att behandlas i det arbetet. I vissa fall kan även mer integritetskänsliga uppgifter förekomma, såsom uppgifter om politiska uppdrag, anklagelser om trakasserier eller uttalanden som strider mot våra värderingar.  

Uppgifterna kontrolleras mot medlemsregister och annan tillgänglig information för att säkerställa att frågan hanteras korrekt och baseras på fakta. Uppgifterna kan delas internt mellan förbundskontoret, berörd avdelning och klubb, i den utsträckning det är nödvändigt för att hantera ärendet på nämnda sätt.  

2. Rådgivning

Ibland behöver avdelningen stöd eller vägledning av förbundskontoret för att komma vidare. Det sker vanligtvis genom samtal via telefon eller på annat sätt. Rådgivningen syftar till att ge stöd i tillvägagångsätt, bedömningar och i praktiska frågor, vilket inkluderar att säkerställa att en korrekt tillämpning av stadgar och interna regelverk görs. Detta är ett sätt att öka rättssäkerheten för den berörde.  

I det här steget behandlas som regel inga eller ett fåtal personuppgifter av samma slag som redan behandlats i första steget.  

3. Utredning och dialog

Utredning och dialog genomförs därefter i syfte att upprätthålla stadgarna samt att få in mer fakta och möjlighet för den förtroendevalda att ändra sig.  

Avdelningen kontaktar den berörde förtroendevalda och bokar ett personligt möte. Det som sägs under mötet dokumenteras och delas normalt med den förtroendevalda. I samtalen diskuteras den uppkomna frågan i syfte att skapa förståelse och komma överens. Hittar avdelningen och den berörde en lösning gallras alla inhämtade uppgifter. 

Om avdelningen och den berörde inte kan komma överens inleds i stället ett formellt ärende, i vilka tidigare skapade handlingar registreras. Handlingar som förs in i ärendet bevaras eftersom det är viktigt för förbundet att kunna följa ärenden kopplade till förtroendevalda. 

Om avdelningen och den förtroendevalda kommer överens avslutas ärendet utan att någon formell åtgärd vidtas. 

I det här steget behandlar avdelningen samma sorts uppgifter som i tidigare steg. Även personuppgifter utifrån dialogen, den förtroendevaldas uppfattning och inställning samt ärendenummer kan komma att behandlas.

Tillkommande rättslig grund för utredning och dialog är berättigat intresse. IF Metall har i intresseavvägningen vägt in att utredning och dialog skapar bättre förutsättningar att komma överens än att direkt inleda ett formellt förfarande. Förbundet efterlever genom detta sina stadgar och rättssäkerheten för den berörde ökar.  

4. Beslut

Efter att utredning har slutförts fattas ett beslut av avdelningsstyrelsen att entlediga den förtroendevalda.  Beslutet baseras på stadgarna och de värderingar som IF Metall har.  

Inför att ett beslut fattas förbereder avdelningen en muntlig föredragning i styrelsen och skapar ett beslutsunderlag som innehåller namn, ärendenummer samt beslut om entledigande enligt Stadgarna 4 § Mom.7. Beslutet protokollförs.  

Efter beslutet informeras aktuell klubb och den förtroendevalda (den sistnämnda via brev). Beslutet verkställs i samband med detta och förtroendeuppdraget upphör, vilket innebär att förtroendeuppdraget avregistreras i medlemssystemet (datum för entledigande behandlas).  

Om den förtroendevalda ändrar sig efter beslutet kan det formlöst omprövas av avdelningen, som informeras avdelningsstyrelsen att beslutet har omprövats. 

5. Överklagande

Överklagande kan ske av före detta förtroendevald genom skriftligt överklagande via mejl eller brev. Den som väljer att mejla bör säkerställa att den inte i mejlet lämnar integritetskänslig information utan att kryptera överföringen. Den som är osäker på hur detta ska göras kan kontakta sin avdelning. 

Ärendet flyttas efter överklagandet över från den aktuella avdelningen till förbundskontoret (organisationsenheten) som går igenom ärendet. Utifrån stadgarna och handlingarna i ärendet skapas sedan beslutsförslag som först föredras för förbundsstyrelseberedningen innan det lämnas till förbundsstyrelsen för slutligt avgörande. 

I vissa fall finns även ett skiljeförfarande som kan aktualisera enligt stadgarna för avgörande av frågan.

I detta steg behandlas samma sorts personuppgifter som tidigare med tillägg för de personuppgifter som tillkommer vid överklagandet (till exempel datum för överklagande och de skäl som anges i detta).