Bildande av klubb
Nedan beskriver vi hur vi behandlar personuppgifter när en klubb bildas. Efter att klubben har bildats är den en egen juridisk person, som får eget personuppgiftsansvar (se vidare faktarutan).
Fakta om gemensamt personuppgiftsansvar inom IF Metall
För att kunna väljas till ett förtroendeuppdrag behöver man vara medlem i IF Metall. Medlemskapet i IF Metall omfattar flera nivåer i förbundet - förbundets centrala organisation och de lokala nivåerna. Som medlem i förbundet IF Metall tillhör du alltid en lokal avdelning. Finns en klubb på arbetsplatsen där du arbetar är du också medlem i den klubben. Vi beskriver hur vår gemensamma personuppgiftshantering går till i vårt inbördes arrangemang (pdf). I det beskrivs även vart du kan vända dig om du vill utöva dina rättigheter.
För IF Metall är det viktigt med en hög organiseringsgrad på arbetsplatser för att säkerställa goda arbetsvillkor för arbetstagare som arbetar inom våra avtalsområden. En viktig del i det arbetet är att finnas närvarande ute på arbetsplatserna. Ett sätt att finnas närvarande lokalt är att bilda en klubb.
IF Metall är enligt sina stadgar en demokratisk och feministisk organisation. Förbundet är en medlemsstyrd organisation, som bygger sin verksamhet på medlemmarnas delaktighet, behov och önskemål. I den demokratiska organisationen är medlemmarnas delaktighet av avgörande betydelse för organisationens styrka.
Val till förtroendeuppdrag utgår ifrån Stadgar Industrifacket Metall (se §4, moment 7 som reglerar kraven för valbarhet, § 23 moment 4 som reglerar valbarhet i klubb samt §19 5 och 7 samt bilaga 3 som reglerar nomineringsprocessen). Den rättsliga grunden för behandlingen av personuppgifter i samband med val av förtroendevalda är avtal, eftersom stadgarna anses vara ett avtal mellan IF Metall och dig som medlem.
Fakta om gemensamt personuppgiftsansvar för IF Metall och berörda arbetsgivare
När IF Metall delar personuppgifter med en arbetsgivare görs det med stöd av lagstiftning och kollektivavtal (se texten härintill). Detta innebär att rollerna tydliggörs i lagstiftningen. Du kan vända dig till oss om du vill utöva dina rättigheter i förhållande till IF Metalls behandling.
När någon har valts till ett uppdrag omfattas hen av lagen (1974:358) om facklig förtroendemans ställning på arbetsplatsen (förtroendemannalagen) om det finns ett kollektivavtal på arbetsplatsen (även vid tillfälligt avtalslöst tillstånd till exempel om kollektivavtalet sagts upp under en avtalsrörelse). Detta innebär att det i vissa fall finns en tillkommande rättslig grund i form av rättslig förpliktelse genom lagen och kollektivavtalen (beskrivs i så fall i processerna nedan). I rutan intill beskrivs det gemensamma ansvaret.
Tillkommande ändamål och rättsliga grunder beskrivs nedan.
Så här ser stegen ut när en klubb bildas.
1. Intresse för klubb
Initiativ kan tas av en avdelning när den bedömer att det finns förutsättningar för detta på en arbetsplats. Oftast har den avdelningen redan utsett ett avdelningsombud som finns på arbetsplatsen, se processen Förtroendeuppdrag i avdelningar och klubbar . Avdelningen kan även få påstötningar om detta från förtroendevalda eller andra medlemmar.
För att ta reda på om det finns intresse kallas till ett medlemsmöte för att få förslag på ledamöter (ordförande, kassör och en eller flera ledamöter). Arbetsgivaren underrättas om att ett sådant möte ska hållas på arbetsplatsen.
Avdelningen kontrollerar därefter att de som föreslås är medlemmar och bedömer också om de som föreslås har goda förutsättningar att genomföra arbetet (detta görs genom att man tittar på utbildningsbakgrund, arbete pågår med att ta fram GDPR-information om hur vi hanterar kurserna i övrigt).
Avdelningen tar därefter fram ett förslag på interimsstyrelse och ett namnförslag på klubben.
I detta steg behandlas personuppgifter som namn, kontaktuppgifter, medlemskap, genomförda utbildningar och föreslagen roll i en klubbstyrelse.
2. Klubb bildas
Klubb bildas därefter genom ett beslut av avdelningsstyrelsen. Beslutet registreras och klubben kopplas i medlemssystemet till de medlemmar som finns på arbetsplatsen.
I samband med detta avslutas även uppdrag som avdelningsombud på arbetsplatsen.
Eftersom den nybildade klubben blir en juridisk person behöver även administration kopplat till detta hanteras. För att kunna genomföra detta har den nyvalda klubbstyrelsen ett första styrelsemöte. Kontakter tas med Skatteverket för att klubben ska få ett organisationsnummer. Vidare lämnas uppgifter till bank om firmatecknare. För att kunna genomföra detta behandlas personuppgifter som namn, fackligt uppdrag, firmatecknare, klubbnamn och andra uppgifter som bank eller Skatteverket kräver. Tillkommande laglig grund för behandlingen är berättigat intresse (i intresseavvägningen har vägts in att vi behöver hantera olika administrativa krav för att klubben ska fungera på ett bra sätt).
För att förtroendemannalagen ska vara tillämplig behöver avdelningen underrätta arbetsgivaren om att de nyvalda ledamöterna har fått fackliga uppdrag. För att säkerställa detta behandlas personuppgifter som namn, det fackliga förtroendeuppdraget, klubbens namn samt vid vilken tidpunkt personen utsågs. När IF Metall och arbetsgivare utbyter personuppgifter i detta fall finns en rätt att behandla känsliga personuppgifter med stöd av arbetsrättsundantaget i artikel 9.2 GDPR.
3. Fortsatt arbete
När klubben har etablerats hanteras olika val (klubbstyrelse med mera) av klubben, se vidare processen Förtroendeuppdrag i avdelningar och klubbar.
Klubben hanterar därefter även flera fackliga frågor se vidare processerna:
- Värvning av medlemmar på arbetsplatser
- Tvister med arbetsgivare rörande en medlem
- Förhandlingar om uppsägning på grund av arbetsbrist
- Företräda medlem vid arbetsgivares konkurs
- Förhandlingar om tillsättning av chefer eller annan arbetsledande personal
- Övriga MBL-förhandlingar
Klubbar kan även ha en roll i förhandling av kollektivavtal, se processen Förhandlingar om kollektivavtal och hängavtal.