Medlemskap för studenter

Nedan beskriver vi hur vi behandlar personuppgifter för att hantera medlemskapet i IF Metall. Vi beskriver behandlingen i följande underavsnitt:

• Hantering av medlemskapets olika skeenden (vi beskriver dock uteslutningar i en separat process). 
• Om en studerandemedlem flyttar.
• Omvandling av medlemskap för studenter.

Arbetet med medlemskapet utgår ifrån Stadgar Industrifacket Metall. Detta innebär att den rättsliga grunden för behandlingen är avtal, eftersom stadgarna till en ideell förening anses vara ett avtal mellan föreningen och dig som medlem. IF Metall har vidare rätt att behandla känsliga personuppgifter som facklig tillhörighet med stöd av medlemsundantaget i artikel 9.2 GDPR. Eftersom IF Metalls olika organisatoriska delar utgör ett organ kan uppgifterna lämnas mellan de olika delarna. Tillkommande rättsliga grunder beskrivs i varje delavsnitt nedan.

De övergripande ändamålen för IF Metall är att tillvarata medlemmarnas gemensamma intresse och styrka för att skapa bästa möjliga villkor i arbetslivet och i samhället. För att kunna göra detta behöver det finnas ett medlemsregister.

Tillkommande ändamål och rättsliga grunder beskrivs i varje delavsnitt nedan.

Hantering av medlemskapets olika skeenden

Vårt arbete med medlemskapet kan schematiskt beskrivas så här:

1. Inträde

Studerande på utbildningar med en inriktning som kan leda till arbete inom förbundets verksamhetsområden har rätt till studerandemedlemskap i förbundet. Man kan bli medlem på två olika sätt: antingen genom att fylla i en blankett med medlemsansökan eller ansöka via webben. I båda fallen fyller man i en ansökan (innebär att personuppgifter som inträdesdag, namn, personnummer, facklig tillhörighet, telefonnummer och e-postadress kommer att behandlas). Genom att inge en ansökan rörande medlemskap kommer även personuppgifter kopplade till fackföreningstillhörighet att behandlas (uppgifter om att man önskar bli medlem och beslut att bli medlem). Den som gör en ansökan via IF Metalls webb behöver signera sin ansökan och godkänna användarvillkoren med BankID, vilket innebär att även autentiseringsuppgifter från det systemet behandlas.

Uppgifterna behövs för att kunna pröva ansökan och avgöra vilken avdelning som har ansvaret. Det är avdelningen som hanterar ansökan och medlemsenheten på förbundskontoret som hanterar medlemsregistret.

För att kunna pröva ansökan behöver avdelningen veta var medlemmens skola ligger och i förekommande fall arbetsgivare. Uppgifter om skola, årskurs, examen, skoladress (gata, postnummer, ort) behöver därför fyllas i.

Enligt stadgarna finns det uteslutandegrunder (vad det kan vara förklaras i processen Uteslutning av medlemmar) men det är ovanligt att sådana tillämpas vid studerandemedlemskap. Om grunderna tillämpas kan ytterligare personuppgifter komma att behandlas, eftersom uteslutandegrunderna har betydelse när man ansöker om att bli medlem.

Om ansökan om inträde avslås av avdelningsstyrelsen kan beslutet överprövas av förbundsstyrelsen om detta begärs av den som sökt medlemskap. Om så sker behöver personuppgifter lämnas från avdelningen till förbundsstyrelsen.

2. Administration

Medlemsregistret används för ett antal olika ändamål kopplade till stadgarna, som hantering av val, utförande av fackligt arbete och hantering av förmåner. Detta beskrivs i separata avsnitt i integritetspolicyn.

3. Utträde eller andra avslut av medlemskap

En medlem kan begära utträde genom att lämna en utträdesansökan. I detta fall kan personuppgifter som namn, personnummer och medlemsnummer behandlas. Om en studerandemedlems får arbete efter studierna avslutats kan hen ansöka om fullvärdigt medlemskap. Ett studerandemedlemskap avslutas automatiskt när studenttiden är över (den 31 augusti detta år).

Medlemskap kan även avslutas efter uteslutning. Hur detta går till beskrivs i processen Uteslutning av medlemmar. 

Beslut om utträde kan överklagas. I sådant fall kommer personuppgifterna lämnas vidare till förbundsstyrelsen.

När någon utträtt ur förbundet bevaras personuppgifter för följande skäl:

• Information från IF Metall skickas ut längst under tre månader efter avslutat medlemskap (laglig grund berättigat intresse för IF Metall att informera för att kunna återvärva tidigare medlemmar)
• För medlemmar som är försäkrade kan uppgifter behöva behandlas under den tid försäkringen kvarstår (laglig grund rättslig förpliktelse genom kollektivavtal samt avtal).
• Uppgifter kan även behöva sparas för att göra polisanmälningar eller hantera rättsliga tvister (det sistnämnda kopplat till medlemskap och förmåner under medlemskap som försäkring) vilket behövs för den tid tvister pågår samt under preskriptionstid (laglig grund berättigat intresse). Uppgifter kan även behövas för att hantera ärenden där en medlem har synpunkter på IF Metalls hantering (även här är den lagliga grunden berättigat intresse).
• För forskningsändamål. IF Metall har en viktig roll i svenskt samhällsliv och utifrån ett historiskt perspektiv, vilket gör att dess medlemsregister innehåller intressanta uppgifter för forskning.
• Uppgifterna i medlemsregistret behöver även sparas för förbundshistoriska ändamål. IF Metall har ett berättigat intresse att över tid följa de frågor som regleras i förbundets stadgar rörande medlemskap, förtroenderoller, beslut och val med mera för att kunna säkra att förbundets ändamål enligt stadgarna efterlevs. Vidare har IF Metall en central roll i svensk historia vilket innebär att uppgifter kan vara intressanta för både interna utredningar och forskning (om sådan sker kommer separat GDPR-information att lämnas). 

Om en studerandemedlem flyttar

Om en studerandemedlem flyttar till en ny ort och får en ny skola kan det påverka vilken avdelning som hen ska tillhöra. Behandlingen av personuppgifter sker på följande sätt:

1. Anmälan

När en studerandemedlem flyttar behöver hen anmäla det till avdelningen. IF Metall avråder från att använda mejl till anmälan, eftersom det kan finnas risker med att mejla personuppgifter om man inte är säker på att överföringen är krypterad.

De personuppgifter som behandlas är namn, medlemsnummer, medlemsstatus (studerande), personnummer, kontaktuppgifter (som adress, telefonnummer), ny bostadsort och arbetsställe (det tidigare).

Om någon har skyddade personuppgifter kan förfarandet ovan inte tillämpas. Då behandlas personuppgifter i stället så här: I medlemsregistret finns en notering att uppgifterna är skyddade. Behöver IF Metall kommunicera med medlemmen går posten till förbundet som sköter det förfarande Skatteverket har uppställt för att hantera sådana frågor.

2. Administration

Efter att anmälan kommit in behöver uppgifterna ändras i medlemssystemet. IF Metalls avdelningar har en geografisk indelning. Om den nya orten innebär att en annan avdelning får ansvar registreras uppgifter om ny avdelning. Om bytet av adress inte påverkar avdelningsindelningen sker ingen administration.

3. Ny avdelning

När administrationen är klar har ett eventuellt avdelningsbyte genomförts. Vissa avdelningar kan då lämna information om att bytet är registrerat vilket innebär att namn och kontaktuppgifter behandlas.

Omvandling av medlemskap för studenter

En studerandemedlem som får anställning kan ansöka om fullvärdigt medlemskap, vilket även innebär att hen behöver ansöka om medlemskap i a-kassan. När en medlem förväntas ha slutfört sina studier och blivit yrkesverksam skickas ett brev till hen där hen erbjuds konvertering till fullvärdig medlem (vilket även innebär medlemskap i a-kassan) alternativt att studerande medlemskapet avslutas. Detta innebär att personuppgifter för att göra utskicket behandlas (namn, adress, medlemsnummer, facklig tillhörighet). Studerandemedlemmen kontaktas även per telefon, vilket gör att uppgift om telefonnummer behandlas.

När en studerandemedlem söker medlemskap finns redan vissa personuppgifter registrerade om hen (se föregående avsnitt). Tillkommande personuppgiftsbehandling beskrivs i processen Medlemskap.

Personuppgiftsbehandlingen när en studerandemedlem vill avsluta sitt medlemskap beskrivs i steg 4 i processen Hantering av medlemskapets olika skeenden.