Frågor och svar om Facklan

Facklan är ett samarbetsverktyg för förtroendevalda i IF Metall.

Systemet ska underlätta kommunikationen förtroendevalda sinsemellan samt mellan lokalavdelningen och de förtroendevalda.

Facklan finns även som app för enkel åtkomst via mobilen.

Vi har haft problem med att förtroendevalda behöver använda arbetsgivarens mejl och nätverk alternativt hårddisken på arbetsgivarens dator för att hantera sina förtroendeuppdrag. Detta är ett problem ur dataskyddshänseende och vid en konfliktsituation. Dessutom vill vi underlätta möjligheten att samarbeta med varandra och att få till sig den information som är relevant utifrån sitt uppdrag.

Med Facklan får du bland annat: 

• En personlig e-postadress och mejlkorg. 
• En filmodul där du kan skapa, spara och dela filer med andra förtroendevalda och ta emot information från din avdelning. 
• En kalender där du kan lägga in viktiga händelser och boka videomöten.
• En chatt för konversationer med stöd för text-, video- och ljudsamtal.

Du använder ditt bank-id för att logga in i Facklan. Logga in via datorn här. 

Ja, Facklan finns som app för I-phone och Android. Du hittar dem här för nedladdning. Vi rekommenderar att du först loggar in på Facklan via en dator om du har tillgång till det. Då lär du dig bättre hur Facklan fungerar och kan enklare förstå hur appen fungerar.

Om du vill lägga till Facklan som ett bokmärke/favorit i din webbläsare behöver du redan ha loggat in i Facklan när du gör det. Annars kommer inte inloggningen fungera nästa gång du ska logga in via den favoritmarkerade sidan.

Tänk på att logga ut varje gång du lämnar Facklan, annars kan det bli problem när du ska logga in igen. Du loggar ut genom att välja det alternativet under din runda profilikon i övre högra hörnet.

Mejla facklan@ifmetall.se

Din lokala avdelning har utsett ett par nyckelpersoner av de anställda som kan hjälpa till vid frågor (utöver de som är av teknisk karaktär). Kontakta din avdelning för att höra vilka de är. För frågor av teknisk karaktär, mejla facklan@ifmetall.se.

Så länge du har ett uppdrag som är aktivt och registrerat i Fokus CRM har du tillgång till Facklan. Gå in på facklan.ifmetall.se och logga in med ditt Bank-id. Om du inte loggar in på ditt konto på ett halvår blir ditt konto vilande. Då aktiveras det när du loggar in. Om du inte loggat in på ytterligare sex månader stängs det ned. Hör i så fall av dig till facklan@ifmetall.se.  

Nej, det ligger kvar i Facklan men du kommer inte ha åtkomst till det så länge du inte har ett uppdrag så tänk på att inte använda Facklan till något privat utan endast till sådant som rör ditt uppdrag. Och se till att ha delat viktiga filer med de andra förtroendevalda i din klubb.  Materialet finns kvar i en back-up men måste aktiveras på begäran. Och det är inte självklart att allt lämnas ut.  

Det kan bero på att ditt nya uppdrag ännu inte har registrerats i Fokus CRM. Hör av dig till din avdelning.

Oavsett om du skapar en fil eller laddar upp den från din dator måste du välja bland en lista av informationstaggar. Vilken informationstag som du väljer påverkar inte var du sparar filen. Taggen är endast till som information om filen för att vi i framtiden kan koppla regler för när filer ska raderas (så kallad gallring). Här listar vi de informationstaggar som finns att välja på i Facklan.

Ja, klicka på raden för filen i modulen Filer. Då får du upp ett fält i högerkolumnen där du ser den nuvarande taggen. Klicka på krysset och välj ett nytt.  

Ja, i vänsterkolumnen i modulen Filer ser du rubriken Taggar. När du väljer den så listas de aktuella taggarna. Klicka på en tag för att se vilka filer som du har kategoriserat under den taggen.  

Ja, när du delar en fil kommer du få välja om den du delar med endast ska kunna läsa filen eller om personen även ska kunna redigera i den.

Ja, i längst ned i vänstermenyn i modulen Filer finns en rubrik där det står Borttagna filer. Där hittar du den filen som du råkade radera. Borttagna filer ligger kvar i 30 dagar. 

Din avdelning har möjlighet att dela filer med dig där men det kommer att variera mellan avdelningarna hur man väljer att använda den. Kontakta din avdelning för mer information.  

Här kan du hitta information som andra från din arbetsplats eller klubb delat med dig. 

Din e-postadress som du får via Facklan kommer vara uppbyggd så här: förnamn.efternamn(siffra)@fv.ifmetall.se. Om du är den enda i systemet som har just ditt förnamn och efternamn kommer du få siffran 1 efter, om du är den första som registreras i systemet. Du hittar din e-postadress genom att klicka på din profilbild uppe i övre högra hörnet. Välj inställningar så hittar du din e-postadress i ett fält där.

Det är säkert att mejla till andra användare i Facklan och inom IF Metall, då behövs ingen ytterligare kryptering, endast normal försiktighet med personuppgifter. Detta gäller alltså till mejladresser som slutar med @fv.ifmetall.se eller @ifmetall.se.  

Behöver du mejla till andra mejladresser ska integritetskänsliga personuppgifter läggas i en bilaga som lösenordskyddas. Facklan har en inbyggd funktion för detta (se användarstödet) i de fall det inte går att använda den funktionen kan ni göra enligt instruktionerna i Kommentar 2 på sida 2 i Användarinstruktionen. 

När du går in i modulen Kontakter kan du söka andra förtroendevalda och söka på namnet. Du kan också söka på uppdrag och andra kontaktuppgifter men om du får träff eller inte beror på vad personen har lagt in i sina uppgifter. Du kan också söka andra förtroendevalda i modulen Talk. Använd då förstoringsglaset uppe i menyraden.  

För att hjälpa andra förtroendevalda att hitta dig är det bra om du fyller i dina kontaktuppgifter, så som ditt uppdrag, telefonnummer och eventuella smeknamn. Det gör du under den runda profilikonen längst uppe i övre högra hörnet. Ditt uppdrag/dina uppdrag fyller du i, i fältet Roll. Lägg gärna in ett foto på dig för att ytterligare öka chansen att andra hittar dig.  

Gå in på den runda profilikonen i övre högra hörnet. Klicka på Inställningar. I fältet Roller kan du fylla i flera uppdrag och alla blir sökbara. Skriv in dina uppdrag och gör ett mellanslag mellan. Skriv in ditt viktigaste uppdrag först. 

Ja, när du lägger in ett möte i din kalender får du tillgång till en länk. Den länken kan du sedan kopiera och skicka till medlemmen med information om datum och tid. När medlemmen klickar på länken kommer hen in i mötet.  

Läs i vår integritetspolicy.