Användarstöd Facklan
Facklan är ett samarbetsverktyg för förtroendevalda i IF Metall. Systemet ska underlätta kommunikationen och möjligheten att samarbeta mellan förtroendevalda i IF Metall. Facklan kan nås via en webbsida på datorn eller via en app.
Här kan du läsa mer om vad Facklan är
Första gången du använder Facklan är det bra att använda webbversionen av Facklan. Då är det lättare att förstå appen om du sedan hellre vill använda Facklan i din mobiltelefon.
Läs detta innan du börjar använda Facklan:
Läs denna instruktion innan du använder Facklan
När du använder Facklan är det några saker som du bör ha koll på. Ladda ned pdf:en.
Användarinstruktion Facklan (589 KB)
Här hittar du frågor och svar om Facklan
Support för Facklan
Läs först här nedan i användarstödet och i frågor och svar för att se om du kan hitta svar på dina frågor där. På din avdelning finns annars utsedda nyckelpersoner som är specialutbildade på Facklan. Kontakta din avdelning för kontaktuppgifter till dem. För frågor av teknisk karaktär, mejla facklan@ifmetall.se.
Första gången du använder Facklan är det bra att använda webbversionen av Facklan. Då är det lättare att förstå appen om du sedan hellre vill använda Facklan i din mobiltelefon.
Inloggning, ladda ned app och skapa bokmärke
- Logga in
Gå in på facklan.ifmetall.se och logga in med ditt bank-id.
- Ladda ned Facklan som app
Facklan finns att ladda ned för Android och för Iphone.
På den här länken hittar du båda versionerna för nedladdning.
- Lägga till Facklan som ett bokmärke/favorit i webbläsaren
Om du vill lägga till Facklan som ett bokmärke/favorit i din webbläsare behöver du redan ha loggat in i Facklan när du gör det. Annars kommer inte inloggningen fungera nästa gång du ska logga in via den favoritmarkerade sidan.
Personliga inställningar
Du kan göra olika anpassningar i Facklan utifrån dina personliga preferenser.
- Anpassa ditt dashboard
Det första du möts av när du loggat in är ett dasboard. Denna kan du anpassa så du får med de widgets som du vill se där.
Klicka på rutan "Anpassa" som ligger under dina widgets så får du fram en ruta med de olika alternativen. Bocka för de alternativ som du vill ska synas.
- Ställ in din status
- Klicka på statusfältet högt upp på mitten på ditt dashboard, alternativt klicka på din profilikon längst uppe i högra hörnet
- Välj den status du vill ha, till exempel "På ett möte"
- Välj den tid då den nya status ska gälla, till exempel en timme
- Vill du ändra tillbaka till Online så klicka på Rensa statusmeddelande
- Uppdatera dina personliga uppgifter
Klicka på den runda profilikonen i övre högra hörnet. Klicka på inställningar. Här kan du fylla i dina kontaktuppgifter. Tipset är att fylla i ett av dina uppdrag i fältet Roll. Då har andra förtroendevalda lättare att hitta dig. Fyll även gärna i ditt telefonnummer och eventuellt smeknamn för att öka tillgängligheten.
- Byta bakgrundsfärg
- Klicka på Min profil, den runda ikonen längst uppe i högra hörnet
- Välj “Utseende och tillgänglighet”
- Välj ditt tema eller klicka på Bakgrund och färg
- Anpassa vilka aviseringar du får
- Klicka på din runda profilikon längst upp i högra hörnet
- Klicka på Inställningar
- Välj Aviseringar i vänstra menyn

Filer
I filer kan du spara, dela och skapa nya filer.
- Generellt om fillagring – läs detta först
Oavsett om du skapar en fil eller laddar upp den från din dator måste du välja bland en lista av informationstaggar. Vilken informationstag som du väljer påverkar inte var du sparar filen. Taggen är endast till som information om filen för att vi i framtiden kan koppla regler för när filer ska raderas (så kallad gallring). Här listar vi de informationstaggar som finns att välja på i Facklan.
- Informationstaggar
Oavsett om du skapar en fil eller laddar upp den från din dator måste du välja bland en lista av informationstaggar. Vilken informationstag som du väljer påverkar inte var du sparar filen. Taggen är endast till som information om filen för att vi i framtiden kan koppla regler för när filer ska raderas (så kallad gallring). Här listar vi de informationstaggar som finns att välja på i Facklan.
- Skapa ett nytt dokument
- Klicka på + Ny
- Välj dokumenttyp
- Skriv in ett namn på dokumentet
- Klicka på Skapa
- Om du vill använda IF Metalls filmall, välj den
- Klicka på Skapa
- Kontrollera så dokumentet finns i avsedd mapp, annars under Alla filer
- Lösenordskydda ett dokument
- Öppna dokumentet
- Klicka på arkiv
- Klicka på skydda
- Klicka på lägg till lösenord
- Ange lösenord och tryck ok
- Skapa en ny mapp
- Klicka på + Ny
- Välj Ny mapp
- Skriv in ett namn för mappen
- Klicka på Skapa
- Kontrollera så mappen finns under Alla mappar
- Dela en fil med någon
- Leta upp aktuell fil i Alla filer
- Markera den aktuella filen
- Klicka på symbolen för kontakter
och det lilla pluset- I rutan som kommer upp söker du upp den
du vill dela filen med- Välj vilken typ av behörighet den som du
delar filen med ska ha- Spara delning
- Se vilka filer som delats med dig
- Klicka på pilen till höger om Delningar
- Välj Delas med mig
- Alla filer som delats med dig visas
- Kontrollera att du kan öppna dem
- Mapp med din avdelnings namn
I modulen filer kommer du hitta en mapp som är döpt med din avdelnings namn. Här finns möjlighet för din avdelning att dela information. Det kommer variera mellan avdelningarna hur man använder mappen så kontakta din avdelning för information.
- Mapp med namnet på din arbetsplats
Har kan du hitta information som andra från din arbetsplats eller klubb delat med dig.
- Flytta en fil till en mapp
- Markera dokumentet och dra den till aktuell mapp
- Kontrollera så dokumentet nu ligger i rätt mapp
- Ta bort en fil
- Markera dokumentet genom att kryssa i rutan till vänster om det
- Klicka på de tre prickarna som kommer fram uppe till höger
- Välj Ta bort
- Ladda ned en fil
- Markera dokumentet genom att kryssa i rutan till vänster om det
- Klicka på rutan Hämta som kommer upp

Talk
I Talk kan du chatta med andra förtroendevalda, både enskilt och i grupp. Du kan även ha röst- eller videosamtal.
- Om kameran och mikrofonen
När du bjuds in till samtal i Facklan första gången så får du en fråga
om du vill tillåta att kamera och mikrofon är aktiva under samtalet. Valen du får är Tillåt och Blockera. Svarar du Blockera här så sparas det och kommer att vara avslagna vid nästa samtal. Vi rekommenderar därför att du svarar Tillåt, i synnerhet när det gäller mikrofonen.Skulle du svara Blockera så kan du ändra detta vid nästa samtal genom att klicka på hänglåset längst till vänster i adressfältet och ändra aktuellt verktyg till Tillåt.
- Starta en konversation
- Klicka på pratbubblan med ett +
- Klicka på +Skapa en ny konversion
- Skriv in namn på konversationen, till exempel ”Samtal om nya löner”
- Lägg till en Beskrivning (frivilligt)
- Lägg till en bild (frivilligt)
- Klicka på knappen Lägg till deltagare
- Sök efter den/de personer du ska prata med
- Klicka på Skapa konversation
- Konversationen har startat
- Lägg till en person i en pågående konversation
- Gå till gruppkonversationen du skapat
- Expandera fönstret genom att klicka på ikonen längst upp till höger
- Skriv in personens namn i fältet deltagare
- Personen läggs in automatiskt
- Ta bort en person från en pågående konversation
- Gå till gruppkonversationen du skapat
- Expandera fönstret genom att klicka på ikonen längst upp till höger
- Klicka på tre prickarna bredvid den deltagare du vill ta bort
- Välj Ta bort deltagare
- Klicka på Ta bort
- Lägg till en fil i en konversation
- Välj den konversation där du vill skapa ett nytt dokument
- Klicka på + i menyraden
- Välj Nytt dokument
- Skriv in namn på dokumentet och välj mall
- Namn och val visas i fönstret
- Klicka på Skapa
- Filen visas i konversationen

E-post
Med Facklan får du en alldeles egen e-postadress.
- Om att mejla personuppgifter
Det är säkert att mejla till andra användare i Facklan och inom IF Metall, då behövs ingen ytterligare kryptering, endast normal försiktighet med personuppgifter. Detta gäller alltså till mejladresser som slutar med @fv.ifmetall.se eller @ifmetall.se.
Behöver du mejla till andra mejladresser ska integritetskänsliga personuppgifter läggas i en bilaga som lösenordskyddas. Facklan har en inbyggd funktion för detta (se användarstödet) i de fall det inte går att använda den funktionen kan ni göra enligt instruktionerna i Kommentar 2 på sida 2 i Användarinstruktionen.
- Lägg till en bilaga i ett mejl
- Klicka på + Nytt meddelande
- Fyll i:
Mottagare
Ämne
Text- Klicka på gemet
- Välj Ladda upp bilaga
- Välj den fil du vill bifoga
- Klicka på Öppna
- Kontrollera så filen finns i mailet
- Klicka på Skicka
- Schemalägg ett mejl
- Klicka på Nytt meddelande
- Fyll i:
Mottagare
Ämne
Text- Klicka på tre prickar
- Klicka på Skicka senare
- Välj ett av förslagen eller välj annan tid och datum längst ner
- Klicka på Skicka
- Kontrollera så mailet ligger i Utkast
- Kontrollera efter utsatt tid och datum att det nu ligger i Skickat
- Lägg in ett autosvar
- Klicka på e-postadressen (fetstil högst upp)
- Klicka på tabbtangenten
- Klicka på tre prickar
- Välj Kontoinställningar
- Välj Autoresponder
- Boka i rutan Autoresponder on
- Fyll i start- och slutdatum
- Fyll i ämnesfältet, till exempel Semester
- Skriv in ditt frånvaromeddelande, till exempel Hej! Jag har semester...
- Klicka på Spara frånvaromeddelande
- Be gärna en arbetskamrat skicka ett mej till dig och kontrollera att kollegan får meddelandet
- Markera ett inkommande mejl som Viktigt
- Klicka på tre prickarna på det mejl du vill flagga som viktigt
Du måste ”hovra” med pekaren över mailet för att se dem- Välj ikonen för Viktigt (en svart pil)
- Kontrollera så mejlet nu finns under rubriken Prioriterad inkorg
- Markera ett inkommande mejl som Favorit
- Klicka på tre prickarna på det mejl du vill flagga som viktigt.
Du måste ”hovra” med pekaren över mailet för att se dem- Välj ikonen för Favorit (en svart stjärna)
- Kontrollera så mejlet nu finns under rubriken Favoriter
- Begär läskvitto
- Klicka på Nytt meddelande
- Fyll i:
Mottagare
Ämne
Text- Klicka på de tre prickarna
- Välj Begär läskvitto
- Klicka på Skicka
- Skapa en uppgift utifrån ett mejl
- Klicka på de tre prickarna vid det mejl du vill göra en uppgift på
- Klicka på de tre prickarna Fler händelser
- Klicka på Skapa uppgift
- Välj startdatum för uppgiften
- Välj slutdatum för uppgiften
- Klicka på Skapa
- Kontrollera så din uppgift finns under Aktiviteter i menyraden
- Skapa egna mappar under inkorgen
- Klicka på de tre prickarna vid inkorgen
- Välj Add submailbox
- Skriv ett namn på mappen
- Klicka på pilen till höger
- Kontrollera så mappen nu ligger in inkorgen

Kalender
I kalendern kan du boka möten och lägga in viktiga händelser.
- Boka ett digitalt möte
- Klicka på rutan + Händelse
- Fyll i datum, tid, plats och beskrivning av mötet
- Klicka på Fler detaljer
- Klicka på fliken Deltagare
- Skriv in namnen för deltagare du vill bjuda in till mötet
- Klicka på Skapa ett rum i Talk för denna händelse
- Kontrollera att de skapas en länk i rutan för plats
- Klicka på Spara
- Kontrollera att bokningen finns i din kalender
- Acceptera en mötesinbjudan
- Öppna kalenderbokningen i din inkorg
- Klicka på Acceptera
- Kontrollera så bokningen ligger i din kalender
- Bifoga dokument till din kalenderbokning
- Klicka på rutan + Händelse
- Fyll i datum, tid, plats och beskrivning av mötet
- Klicka på Fler detaljer
- Klicka på + vid rubriken Inga bilagor (om det sedan tidigare saknas bilagor)
- Välj om du vill hämta dokument/filer från Filer (i FackLan) eller från enheten (din dator)
- Markera den/de filer som ska bifogas
- Klicka på Lägg till
- Dokumentet finns nu bokningen
- Om kameran och mikrofonen
När du bjuds in till samtal i Facklan första gången så får du en fråga
om du vill tillåta att kamera och mikrofon är aktiva under samtalet. Valen du får är Tillåt och Blockera. Svarar du Blockera här så sparas det och kommer att vara avslagna vid nästa samtal. Vi rekommenderar därför att du svarar Tillåt, i synnerhet när det gäller mikrofonen.Skulle du svara Blockera så kan du ändra detta vid nästa samtal genom att klicka på hänglåset längst till vänster i adressfältet och ändra aktuellt verktyg till Tillåt.
Att tänka på
- Eftersom din tillgång till Facklan kommer att upphöra om ditt uppdrag avslutas ska du endast använda Facklan för sådant som är kopplat till ditt uppdrag som förtroendevald.
- Tänk på att dela viktiga filer till andra berörda förtroendevalda i god tid innan, om alla dina uppdrag kommer att avslutas.
- För att andra förtroendevalda lättare ska hitta dig är ett tips att uppdatera dina kontaktuppgifter med ditt aktuella uppdrag, telefonnummer och gärna även ditt smeknamn om du har något sådant. Läs mer i användarsstödet hur du gör det.
- Första gången du använder Facklan är det bäst att använda webbversionen, alltså att logga in på Facklan via en dator. Då lär du dig bäst hur Facklan fungerar. När du fått ett grepp om upplägget kan du enkelt gå över till att använda appen ifall du hellre använder Facklan på mobilen.
Problem att logga in?
- Om du vill lägga till Facklan som ett bokmärke/favorit i din webbläsare behöver du redan ha loggat in i Facklan när du gör det. Annars kommer inte inloggningen fungera nästa gång du ska logga in via den favoritmarkerade sidan.
- Tänk på att logga ut varje gång du lämnar Facklan, annars kan det bli problem när du ska logga in igen. Du loggar ut genom att välja det alternativet under din runda profilikon i övre högra hörnet.